Avtomatlaşdırmaya haradan başlamaq lazımdır?

İlk olaraq son maaş dövründə gördüyünüz işləri yazın. Saatları kim topladı, əlavələri kim təsdiqlədi, hesabı kim yoxladı və banka kim göndərdi? Hər addımın qarşısında bir məsul şəxs göstərin.

Payroll işçilərin maaşının hesablanması, tutulmaların aparılması və ödəniş qeydlərinin idarə edilməsidir. Avtomatlaşdırma bu işlərin təkrarlanan hissəsini proqrama verir; əhatəyə maaş, kəsinti, vergi hesabatı və köçürmələr daxil ola bilər. ADP prosesin əhatəsini belə izah edir.

Özünüz üçün başlanğıc ölçüsü seçin

Növbəti hesablamada məlumat toplamağa, yoxlamaya və düzəlişə sərf etdiyiniz vaxtı ayrıca qeyd edin. Səhv tapılanda yalnız yekun rəqəmi düzəltməyin. Səbəbin yanlış saat, köhnə maaş məlumatı, təkrar əlavə və ya unudulmuş təsdiq olduğunu yazın.

Şərti nümunə: Bakıdakı kafedə növbə rəhbəri saatları mesajla, sahibkar bonusları ayrıca siyahı ilə göndərir. Belə vəziyyətdə ilk dəyişiklik kimi vahid məlumat cədvəli və təhvil vaxtı müəyyən edin. Saatların toplanmasını qurmaq üçün işçi vaxtının izlənməsi bələdçisindən istifadə edin.

Məqsədi də konkret yazın: “Maaş günündən əvvəl bütün dəyişiklikləri təsdiqlənmiş siyahıda görmək istəyirəm”. İlk sınağı bu nəticəyə görə qiymətləndirin.

İşçi əmək haqqı sistemi üçün hansı məlumatlar lazımdır?

Bir əsas siyahı hazırlayın və hər məlumatın haradan gəldiyini göstərin. Aşağıdakı cədvəli başlanğıc şablonu kimi götürün. Öz biznesinizə aid olmayan sahələri çıxarın, çatışmayanları mühasiblə tamamlayın.

HR proqramı ilə maaş inteqrasiyasını sadə qurun

HR işçi məlumatlarının idarə edilməsi, inteqrasiya isə sistemlər arasında məlumat ötürülməsidir. Vaxt uçotu və mühasibat sistemi ilə əlaqə payroll proqramlarında nəzərdə tutulan imkanlardandır. Konkret əlaqənin işlədiyini nümayişdə yoxlayın. ADP inteqrasiya nümunələrini sadalayır.

Hər sahə üçün bir əsas mənbə seçin. Maaş dəyişikliyini həm HR sistemində, həm də ayrı cədvəldə sərbəst redaktə etməyin. Əvvəl hansı qeydin əsas sayılacağını, sonra digər sistemə necə ötürüləcəyini yazın.

Məlumat ötürülməsi dayananda kimin xəbər alacağını müəyyən edin. Sınaqda bir işçinin saatını boş saxlayın və proqramın xəbərdarlığını yoxlayın. Boş sahənin səssizcə sıfır qəbul edilməsini qəbul meyarınıza uyğun qiymətləndirin.

Maaş siyahısına girişi və faylların paylaşılmasını ayrıca planlaşdırın. Bunun üçün fərdi məlumatların qorunması bələdçisini də iş planınıza əlavə edin.

Payroll proqramının hesablamasını necə yoxlamaq olar?

Yekun maaşla yanaşı, onu yaradan sətirləri yoxlayın. Bir işçi üzrə əsas məbləği, əlavələri və hər tutulmanı ayrıca görün. Proqram nümayəndəsindən nəticəni hansı giriş məlumatının yaratdığını göstərməsini istəyin.

Brüt maaş tutulmalardan əvvəl hesablanan məbləğdir. Xalis maaş tutulmalardan sonra işçinin aldığı məbləğdir. Saatla ödənişdə adi saatların sayı saatlıq məbləğə vurulur; digər qazanc hissələri ayrıca nəzərə alınır. Payroll icmalında bu anlayışlar açıqlanır.

Şərti hesablama nümunəsi

Tutaq ki, sınaq işçisinin təsdiqlənmiş adi iş vaxtı 80 saat, saatlıq ödənişi 10 manatdır. Bu hissənin hesabı 800 manat edir. Nümunə yalnız vurma əməlini göstərir; onu hazır xalis maaş və ya hüquqi hesablama nümunəsi kimi istifadə etməyin.

Sınaq cədvəlinə “gözlənilən nəticə”, “proqramın nəticəsi” və “fərqin izahı” sütunlarını əlavə edin. Mühasibin yoxladığı hesabla proqramın hesabı fərqlənirsə, hər tutulma sətrini ayrıca araşdırın. İzah olunmamış fərqlə ödənişi təsdiqləməyin.

• Tam dövr işləyən işçini yoxlayın.
• Dövr ərzində işə başlayan şəxs üçün ayrıca sınaq hazırlayın.
• Maaşı dəyişən işçidə dəyişikliyin tarixini yoxlayın.
• Bonus və məzuniyyət olan nümunələri mühasiblə hesablayın.
• Təkrar yüklənmiş eyni məlumatın nəticəsini sınayın.

Keçmiş dövrü sınaqdan keçirərkən həmin dövrün məlumatını və qaydalarını istifadə edin. Bu hesablamanı real bank köçürməsindən ayırın. Sınaq nəticəsinin üzərində aydın şəkildə “ödəniş üçün deyil” qeydi saxlayın.

Əmək haqqı səhvlərinin qarşısını almaq üçün yoxlamanı konkret şəxsə həvalə edin. Daxildə bu bilik yoxdursa, biznes üçün mühasib seçimi zamanı maaş hesablaması təcrübəsini ayrıca soruşun.

Maaş hesablama proqramı necə seçilməlidir?

Satıcıya öz sınaq nümunələrinizi verin və nümayişi həmin məlumatlarla keçirməsini istəyin. Əvvəl ölkə uyğunluğunu, sonra hesablama və hesabat imkanlarını yoxlayın. Müqaviləyə daxil olan xidmətləri yazılı alın.

ADP-nin təqdim etdiyi məhsullar arasında RUN Powered by ADP və ADP Workforce Now var. Onları müqayisə üçün ad kimi götürə bilərsiniz, amma açılmış səhifə Azərbaycan üzrə konkret paket uyğunluğunu təsdiqləmir. ADP-nin məhsul və avtomatlaşdırma məlumatına baxın.

Excel və Google Sheets ilə işləyirsinizsə, keçid planında həmin cədvəlləri də nəzərə alın. Hansı məlumatı yeni proqrama köçürəcəyinizi, hansını yoxlama üçün saxlayacağınızı əvvəlcədən yazın. Mövcud mühasibat proqramınızın maaş modulunu da eyni sınaqla qiymətləndirin.

Nümayişdə verəcəyiniz suallar

• Azərbaycan üzrə hansı hesablamalar və hesabatlar dəstəklənir?
• Qayda dəyişikliklərini kim və nə vaxt yeniləyir?
• Bank üçün fayl hazırlanır, yoxsa köçürmə də edilir?
• Səhv hesablamanı kim düzəldir və əlavə ödəniş varmı?
• Proqramdan çıxanda məlumatları hansı formada alacağam?

Seçimi genişləndirmək üçün mühasibatlıq proqramlarının müqayisəsini oxuyun. Qiymət təklifində qurulum, məlumat köçürülməsi, təlim və davamlı dəstək üçün ayrıca sətirlər istəyin.

Bulud həllini necə qiymətləndirməli?

Bulud həlli internet üzərindən istifadə etdiyiniz sistemdir. Cari məlumatlara çıxış və böyüməyə uyğunlaşma bu yanaşmanın üstünlükləri kimi göstərilir. Bunları öz iş axınınızda sınayın. Payroll icmalı bulud sistemlərinə də toxunur.

Məsələn, sahibkar və mühasib üçün ayrı girişlər yaradılmasını istəyin. Kimin maaşı dəyişə, kimin yalnız baxa bildiyini yoxlayın. Ehtiyat nüsxəni, məlumatların saxlandığı yeri və internet kəsiləndə işləyəcəyiniz qaydanı soruşun.

Vergi, sığorta və aylıq maaş hesabatı necə idarə olunur?

Hesablama, hesabat təqdimatı və pul köçürməsini ayrı yoxlama addımları kimi qurun. Hər addım üçün məsul şəxsi, tarixi və tamamlanmanı göstərən sənədi müəyyən edin. Proqramın “hazırdır” bildirişindən sonra hansı əməliyyatın qaldığını yoxlayın.

ABŞ-da federal əmək vergilərinin depozitləri elektron köçürmə ilə edilir; vergi hesabatlarının təqdimatı ayrıca öhdəlikdir. Bu, yalnız ABŞ nümunəsidir. Azərbaycan biznesinizin tarixlərini və ödəniş üsulunu bu qaydadan götürməyin. IRS depozit və hesabat qaydalarını ayırır.

Azərbaycan üçün gəlir vergisi və tətbiq olunan sığorta tutulmalarının parametrlərini mühasibinizlə təsdiqləyin. Ondan istifadə etdiyi cari rəsmi əsasları göstərməsini istəyin. Bu məqalənin mənbələrində Azərbaycan üzrə dərəcə və son tarixlər təsdiqlənmir.

Aylıq maaş hesabatı necə hazırlanır?

Daxili hesabatınıza dövrü, işçi kodunu, brüt məbləği, tutulmaları, xalis ödənişi və işəgötürənin ayrıca öhdəliklərini daxil edin. Yanında təsdiq və ödəniş vəziyyətini göstərin. Bu daxili cədvəlin rəsmi bəyannaməni əvəz etdiyini fərz etməyin.

Ümumi xalis maaşı bank üçün hazırlanmış siyahı ilə tutuşdurun. İşəgötürənin ayrıca xərclərini işçinin maaşından çıxılan məbləğə qarışdırmayın. Ödəniş üçün ayrılacaq vəsaiti pul axını planınıza ayrıca daxil edin.

Köçürmədən sonra uğursuz və geri qaytarılmış əməliyyatları yoxlayın. Yenidən göndərməzdən əvvəl əvvəlki ödənişin vəziyyətini dəqiqləşdirin. Hesablama faylını, təsdiqi və bank nəticəsini eyni dövr adı altında saxlayın.

Bu həftə keçidi necə sınaqdan keçirə bilərsiniz?

Bu həftənin məqsədini ödənişsiz sınaq kimi qoyun. Yeni sistemdə real pul göndərmədən bir maaş dövrünün məlumatını hazırlayın. Geniş tətbiq qərarını yoxlamadan sonra verin.

1. Birinci gün: mövcud prosesi və məsul şəxsləri yazın, son dövrün sənədlərini toplayın.
2. İkinci gün: təkrar işçiləri, boş sahələri və təsdiqsiz dəyişiklikləri araşdırın.
3. Üçüncü gün: seçilən proqramda adi və istisna nümunələri hesablayın.
4. Dördüncü gün: nəticələri mühasibin yoxladığı hesabla sətir-sətir tutuşdurun.
5. Beşinci gün: açıq problemləri, düzəliş sahibini və növbəti sınaq tarixini yazın.

Keçid üçün qəbul siyahısı

İzah olunmamış məbləğ fərqi qalmasın. Boş məlumat barədə xəbərdarlıq, dəyişiklik tarixçəsi və ödəniş təsdiqi yoxlanmış olsun. Əsas məsul şəxs olmadıqda işi kimin davam etdirəcəyini də müəyyən edin.

Şərti nümunə: kiçik onlayn mağazada bonus siyahısı iki dəfə yüklənib. Sınaqda eyni faylı yenidən göndərin və təkrarın necə aşkarlandığını müşahidə edin. Sistem xəbərdarlıq vermirsə, əlavə nəzarət qurulmadan bu addımı avtomatik işə salmayın.

İlk canlı dövr üçün məlumatların qəbulunu dayandıracağınız vaxtı yazın. Sonradan gələn dəyişiklikləri ayrıca siyahıya alın və necə işlənəcəyini mühasiblə müəyyən edin. Yoxlanmış qaydanı standart iş təlimatı şablonuna köçürün.

Növbəti dövrdə hazırlıq vaxtını, düzəliş sayını və açıq qalan məsələləri müqayisə edin. Vaxt qənaətini əvvəlcədən vəd etməyin; öz qeydlərinizdə görünən nəticəyə əsasən qərar verin.