Microsoft Forms təlim qeydiyyatı: formanı necə qurmalı?

Microsoft Forms təlim qeydiyyatı üçün qısa forma qurun, cavab auditoriyasını düzgün seçin və qeydiyyat müddətini yoxlayın. Müraciətin alınmasını yerin təsdiqi və faktiki iştirakla qarışdırmayın.

Microsoft Forms təlim qeydiyyatı nəyi həll edir?

Microsoft Forms təlim qeydiyyatı üçün iştirakçı məlumatını bir formada toplamağa kömək edir. Bu, sual və cavab toplamaq üçün Microsoft alətidir. Təlimə müraciət, iştirak yerinin təsdiqi, ödəniş və faktiki iştirak isə ayrı mərhələlərdir. Forma göndərildi deyə bu mərhələlərin hamısının tamamlandığını düşünməyin.

Şərti nümunə: Bakıdakı kiçik təlim mərkəzi sahibkarlar üçün praktik seminar keçirir. Qeydiyyat məlumatı müxtəlif mesajlarda qalır, təşkilatçı isə ad, əlaqə və seçilən tarix barədə yenidən soruşur. Sadə forma bu ilkin məlumatı eyni qaydada toplamaq üçün istifadə edilə bilər. Bu yazı real seminarın nəticəsi və ya iştirak artımı statistikası deyil.

Əvvəl məqsədi seçin: açıq tədbir üçün müraciət toplayırsınız, yoxsa təşkilat daxilində təlimə yazılma aparırsınız? Bu fərq formanın giriş parametrini dəyişir. Təklifin özü aydın deyilsə, əvvəl təlim və kursların tanıtım planını dəqiqləşdirin. Forma başa düşülməyən təklifin yerini tutmur.

İlk versiyada bir təlim və bir qeydiyyat axını ilə başlayın. Fərqli tarix və auditoriyalar üçün eyni formada çoxlu seçim yaratmaqdan əvvəl onları kimin yoxlayacağını düşünün. Məqsəd müraciəti toplamaqla yanaşı növbəti addımı da idarə etməkdir.

Formada hansı məlumatı istəməli?

Hər sualın təşkilati məqsədi olsun. Təlimi keçirmək və iştirakçı ilə əlaqə saxlamaq üçün lazım olmayan məlumatı sonraya saxlayın. Ad, iş emaili, seçilən təlim və hazırlıq səviyyəsi başlanğıc üçün uyğun ola bilər. Bu, rəsmi məcburi siyahı deyil, təklif olunan quruluşdur.

Şəxsi sənəd, giriş şifrəsi və geniş iş məlumatı tələb etməyin. Təlimə yazılmaq üçün bunların lazım olduğunu ayrıca əsaslandırmaq çətindir. Əgər fərdi ehtiyac barədə danışmaq lazımdırsa, ümumi formaya həssas detalları yazmağı məcburi etməyin.

Bir sualda iki ayrı məsələ soruşmayın. Mövzu seçimi ilə vaxt seçimi ayrı cavablar olsun. “Başlanğıc”, “bir qədər təcrübəm var” və “işdə istifadə edirəm” kimi sadə seçimlər texniki terminlərdən daha rahatdır. İştirakçı sizin daxili kurs təsnifatınızı bilməyə bilər.

İlk formanı necə hazırlamalı?

Microsoft-un web təlimatında Forms-a daxil olub New Form seçmək, başlıq və izah yazmaq, Add new ilə sual əlavə etmək göstərilir. Choice, Text və Date kimi sual növləri mövcuddur. Quruluşu Preview ilə yoxlamaq olar. Aktual addımlar Microsoft-un forma yaratma sənədində verilir.

Başlıq təlimin adını göstərsin. Giriş mətnində tarix, format, kimlər üçün olduğu və qeydiyyatdan sonra nə baş verəcəyi yazılsın. Qiymət varsa, təsdiqlənmiş məlumat verin. Qiymətin və tədbir tarixinin eyni məlumat mənbəyindən götürüldüyünü yoxlayın ki, forma ilə elan arasında ziddiyyət olmasın.

“Formanı göndərdikdən sonra müraciətiniz yoxlanacaq, iştirak yeri barədə ayrıca məlumat veriləcək” kimi mətn yalnız prosesiniz belədirsə uyğundur. Əgər qeydiyyat birbaşa təsdiq sayılırsa, təşkilatçı həmin öhdəliyi yerinə yetirə bilməlidir. Mətn texniki alətin deyil, sizin real qaydanızın izahıdır.

Təlim qeydiyyatını layihə brifinə çevirməyin. Müştəri işi üçün material toplamaq lazım olduqda Tally ilə müştəri brifi ayrıca mərhələdir. Bu formada isə iştirakçıya təlim üçün lazım olan sualları verin. Yalnız gözəl görünən deyil, başa düşülən forma hazırlayın.

Açıq və daxili qeydiyyatı ayırın

Collect responses bölməsində cavab verə bilən auditoriyanı seçirsiniz. Anyone can respond təşkilat daxilindən və xaricindən giriş etmədən cavab qəbul edir. Only people in my organization və Specific people in my organization təşkilat hesabına giriş tələb edir və uyğun iş və ya təhsil hesabları üçün nəzərdə tutulur. Bu fərqlər Microsoft-un cavab toplama sənədində açıqlanır.

Açıq seminar üçün yalnız təşkilat daxilini seçsəniz, kənar iştirakçı linki alsa da cavab verə bilməz. Daxili təlimdə isə açıq link seçmək uyğun olmayan şəxslərin müraciətinə yol aça bilər. Parametri tədbirin məqsədinə görə seçin. Rahatlıq üçün giriş qaydasını səbəbsiz genişləndirməyin.

Açıq cavabın giriş tələb etməməsi iştirakçının kimliyinin təsdiqlənməsi deyil. Ad və emaili özünün yazması həmin məlumatın doğruluğuna zəmanət vermir. Vacib qeydiyyat məlumatını təşkilatçının prosesinə uyğun ayrıca yoxlayın. “One response per person” kimi təşkilatdaxili imkanı açıq forma üçün universal təkrar bloklaması kimi təqdim etməyin.

Formanı öz hesabınızdan yoxlamaq kifayət deyil. Açıq tədbirdirsə, təşkilatdan kənar iştirakçının vəziyyətində linki sınayın. Daxili təlimdirsə, nəzərdə tutulan hesabla girişin işlədiyini yoxlayın. Linkin paylaşılması ilə cavab vermək icazəsi eyni məsələ deyil.

Qeydiyyat müddətini və fayl məhdudiyyətini yoxlayın

Settings daxilində Start date və End date cavab toplama vaxtını müəyyən edir. Accept responses söndürüldükdə yeni cavab qəbulu dayanır və bağlanma mesajını dəyişmək olar. Mənbə Microsoft-un forma parametrləri sənədidir.

Bu qeydiyyat müddətini iştirakçı sayına görə avtomatik yer limiti ilə qarışdırmayın. Təlimdə məhdud yer varsa, sayı ayrıca izləyəcək məsul şəxs olsun. Cavab sayı təsdiqlənmiş iştirakçı sayı deyil: təkrar müraciət, ləğv və gözləmə siyahısı ola bilər. Əvvəl bağlanma və təsdiq qaydasını yazın, sonra parametr seçin.

Fayl yükləmə sualı yalnız təşkilatdaxili cavab parametrləri ilə mövcuddur. Açıq Anyone can respond formasında kənar şəxslərdən bu funksiya ilə fayl qəbul etməyə söz verməyin. Təlim üçün sənəd vacib deyilsə, sadəcə bu sualı çıxarın. Giriş məhdudiyyətini yan keçmək üçün başqa hesabdan istifadəni tövsiyə etməyin.

Fərqli auditoriyaya uyğun ilkin seçim forması lazım olduqda Typeform ilə müraciət seçimi ayrı mövzudur. Təlim formasına əlavə funksiyanı yalnız real ehtiyac varsa gətirin. Bir tədbir üçün sadə qeydiyyat çox vaxt daha asan idarə olunur.

Yayımdan əvvəl iştirakçı kimi sınayın

Preview rejimində suallara cavab verin, sonra paylaşılacaq linkdə real giriş yolunu da yoxlayın. Telefon ekranını nəzərdən keçirin. Uzun başlıq, izahsız məcburi sahə və qarışıq tarix seçimi varsa, düzəldin. İştirakçıdan əlavə izah istəməyən forma hazırlamaq məqsəddir.

• Təlim adı, tarix və format elandakı məlumatla eynidir?
• Nəzərdə tutulan auditoriya cavab verə bilir?
• Boş məcburi sahənin izahı aydındır?
• Start və end tarixləri düzgün seçilib?
• Qeydiyyat bağlandıqda uyğun mesaj görünür?
• Cavab təşkilatçının baxdığı yerdə görünür?

Bir əməkdaşdan formaya təlimin təşkilində iştirak etməyən şəxs kimi baxmağı istəyin. Harada tərəddüd etdiyini qeyd edin. Bu yoxlama iştirak sayının artacağına sübut deyil, sadəcə qeydiyyat yolunun aydınlığını yoxlayır. Linki paylaşmazdan əvvəl təşkilatçı mətnə son baxış etsin.

Hazır formanı link və ya QR kod vasitəsilə paylaşmaq mümkündür. Lakin çox yerdə paylaşmazdan əvvəl kimlərin qeydiyyatdan keçə biləcəyini qərarlaşdırın. Dəyişiklik edəndə eyni təlimin köhnə elanlarındakı məlumatı da nəzərdən keçirin. Yanlış tarixli elan işlək formadan gələn faydanı azalda bilər.

Qeydiyyat, təsdiq və iştirak siyahısını ayrı saxlayın

Müraciətlərə baxacaq məsul şəxs təyin edin. Sadə iş siyahısında “müraciət alındı”, “əlaqə yoxlandı”, “yer təsdiqləndi”, “gözləmə siyahısı” və “ləğv edildi” kimi vəziyyətlər seçə bilərsiniz. Bunlar Microsoft-un avtomatik hazır prosesinə dair iddia deyil, təşkilatçı üçün təklif olunan qeyd qaydalarıdır.

Görüş və ya təlim linkini kimə, nə vaxt göndərəcəyinizi əvvəlcədən yazın. Təlim linkinin qeydiyyatdan sonra avtomatik göndərildiyini yalnız həqiqətən həmin prosesi qurub yoxlamısınızsa deyin. Bu yazı email avtomatlaşdırması qurmur. Əvvəl əl ilə etibarlı proses yaradın, sonra genişləndirin.

Təlimə qeydiyyat emailini marketinq abunəsi ilə avtomatik eyniləşdirməyin. Email siyahısı böyütmək ayrıca məqsəddir. İştirakçıya ünvanının nə üçün istifadə ediləcəyini aydın izah edin. Bir təlimin təşkilati mesajı ilə davamlı reklam ünsiyyəti eyni deyil.

Onlayn kurs planı və vebinarın hazırlanması mövzularında qeydiyyat yalnız bir mərhələdir. Təlimdən sonra faktiki iştirakı və cavablandırılmayan sualları ayrıca qeyd edin. Nəticəni formadakı cavab sayından yox, real tədbir məlumatından çıxarın.