müqavilə imzalanması necə avtomatlaşdırılır: praktik plan

müqavilə imzalanması necə avtomatlaşdırılır sualına praktik cavab belədir: təsdiqlənmiş şablon seçin, müştəri məlumatlarını yerləşdirin, sənədi yoxlayıb imzaya göndərin və tamamlanmasını izləyin. İlk quruluşda göndəriş təsdiqini insanda saxlayın, xatırlatma və arxivləmə üçün isə aydın qaydalar müəyyən edin.

Başlamaq üçün bütün müqavilələri eyni sistemə keçirməyin. Ən çox təkrarlanan bir xidmət müqaviləsini seçin və hazırlıqdan arxivə qədər onun yolunu yazın. Məqsədiniz konkret olsun: eyni məlumatı yenidən yazmamaq, gözləyən sənədi tapmaq və son nüsxəni itirməmək.

İmzalama prosesini avtomatlaşdırmağa haradan başlamaq olar?

Əvvəl bir müqavilə növü, bir məsul şəxs və bir başlanğıc şərti seçin. Məsələn, işi müştərinin təklifi qəbul etməsindən sonra başladın. Qiymət barədə ilkin yazışmanı avtomatik göndəriş üçün kifayət saymayın.

Burada iş axını dedikdə sənədin hazırlanması, yoxlanması, göndərilməsi və saxlanması ardıcıllığını nəzərdə tuturuq. Hər mərhələnin sonunda növbəti addımı kimin atacağını yazın. Müştərinin verdiyi məlumatla sizin təsdiqlədiyiniz şərtləri ayrıca saxlayın.

Hipotetik nümunə: Bakıdakı marketinq komandası

Təsəvvür edin ki, kiçik komanda kafelərə aylıq sosial media xidməti təklif edir. Hər yeni müştəri üçün ad, xidmət paketi, məbləğ və başlanğıc günü daxil edilir. Komanda rəhbəri bu məlumatları yoxladıqdan sonra müqaviləni imzaya göndərir.

Bu nümunədə avtomatlaşdırma qaydasını belə qurmağı təklif edirəm: məbləğ boşdursa, sənəd qaralama olaraq qalsın. Müştəri xüsusi şərt istəyirsə, standart göndəriş dayansın. Bütün tələb olunan imzalar tamamlanandan sonra məsul şəxsə işə başlama bildirişi hazırlansın.

1. Son müqavilələrinizdən tez-tez təkrarlanan birini seçin.
2. Məlumatı kimin topladığını və kimin yoxladığını yazın.
3. Göndəriş üçün tələb olunan sahələri müəyyən edin.
4. Qeyri-standart şərtləri ayrıca təsdiqə yönəldin.
5. İmzalanmış sənədin saxlanacağı qovluğu əvvəlcədən seçin.

Prosesi komandaya ötürmək üçün bu qaydaları bir səhifədə toplayın. SOP hazırlamaq bələdçisindən istifadə edə bilərsiniz. SOP burada işi hər dəfə eyni qaydada görmək üçün yazılı təlimat deməkdir.

Müqavilə şablonunu necə təkrar istifadə etmək olar?

Şablonda sabit mətni və hər müştəridə dəyişən sahələri ayırın. Sabit hissəyə təsdiqlənmiş xidmət şərtlərini yerləşdirin. Dəyişən hissəyə şirkət adı, əlaqə məlumatı, xidmət həcmi, məbləğ və tarix kimi sahələr qoyun.

Docusign təkrar istifadə olunan şablonlar təqdim edir. Bu, alət seçimində yoxlaya biləcəyiniz konkret imkandır. Docusign eSignature məhsul səhifəsi.

Sahələr üçün sadə doldurma qaydası

Bir sahənin məlumatını sənədin müxtəlif yerlərinə əl ilə yenidən yazmaq əvəzinə, əlaqəli sahələri sınaqdan keçirin. Xüsusilə məbləğin həm rəqəmlə, həm də yazı ilə göstərildiyi yerlərə baxın. İlk sınaqda bir məlumatı dəyişdirin və bütün uyğun yerlərin yeniləndiyini yoxlayın.

Şablonun adında versiya nömrəsi saxlayın. Yeni versiyanı təsdiqləyəndə köhnəsini yeni göndərişlər üçün istifadədən çıxarın. Əvvəldən göndərilmiş sənədlərin hansı versiyaya aid olduğunu ayrıca qeyd edin və onları səssizcə yenisi ilə əvəz etməyin.

Məxfilik sənədi də göndərirsinizsə, onu xidmət müqaviləsi ilə eyni mətnə yığmağa tələsməyin. Əvvəl məxfilik müqaviləsinin hazırlanması üzrə sualları dəqiqləşdirin. Hansı sənədin hansı mərhələdə lazım olduğunu ayrıca qərarlaşdırın.

Hansı elektron imza alətini seçmək daha məntiqlidir?

Docusign, Adobe və Dropbox Sign üçün eyni sınaq sənədini hazırlayın. Seçimi yalnız göndərən əməkdaşın rahatlığına görə etməyin. Müştəri rolunda telefondan açın, sahələri doldurun və son nüsxəni tapmağa çalışın.

• Docusign: şablon, sistem məlumatlarından sənəd hazırlama və xatırlatma siyasətləri təqdim edir. Təkrarlanan müqavilələriniz üçün bunları sınaqdan keçirin. Docusign imkanları.
• Adobe Acrobat: PDF redaktəsi, imza sorğuları, status görünüşü və təkrar istifadə olunan formaları birləşdirir. Sənəd hazırlığı üçün də alət axtarırsınızsa, yoxlayın. Adobe e-imza imkanları.
• Dropbox Sign: imza sorğularını göndərməyi və tamamlanmış sənədləri avtomatik saxlamağı təqdim edir. Fayldan imzaya keçidiniz üçün uyğunluğunu sınayın. Dropbox Sign iş ardıcıllığı.

Adobe səhifəsi kiçik biznes üçün Acrobat imkanlarını və ayrıca Acrobat Sign həllini fərqləndirir. Buna görə təklif istəyərkən məhsulun tam adını yazın. Adobe məhsul izahı.

Mənim seçim meyarım budur: nümayişdə gördüyünüz hər lazım olan funksiyanın sizə təklif edilən paketdə olduğunu yazılı təsdiqlədin. İstifadəçi sayı, göndəriş həcmi, şablon paylaşımı, saxlama və başqa proqramla əlaqə üçün ayrıca sual verin. Sadə göndəriş ehtiyacına görə istifadə etməyəcəyiniz mürəkkəb quruluş almayın.

Aləti seçməzdən əvvəl veriləcək suallar

• Müştəri sənədi telefonda rahat oxuyurmu?
• İmzalanmış nüsxə ilə hadisə qeydlərini birlikdə çıxara bilirikmi?
• Əməkdaş ayrılanda sənədləri başqa məsula ötürmək mümkündürmü?
• Quraşdırma, təlim və əlavə əlaqələndirmə üçün nə tələb olunur?

Elektron imza hüquqi baxımdan etibarlıdırmı?

Konkret müqavilə üçün cavabı ölkəyə, sənəd növünə və seçilən imza üsuluna görə yoxladın. Docusign-in hüquqi icmalı müxtəlif ölkələrdə elektron imzanın tanınmasını izah edir, lakin bu ümumi səhifə Azərbaycan müqaviləniz üçün ayrıca hüquqi təsdiq vermir. Docusign hüquqi icmalı.

Bu yazıda e-imza ifadəsini sənədin elektron qaydada imzalanması üçün ümumi ad kimi işlədirik. Konkret imza növünü seçərkən hüquqşünasa istifadə ediləcək aləti və müqavilə nümunəsini göstərin. Sadəcə alətin adını deyib ümumi cavabla kifayətlənməyin.

Yoxlama üçün üç sual hazırlayın: bu sənədi bu üsulla imzalamaq uyğundurmu, qarşı tərəfdən kim imzalamalıdır və hansı sübutlar saxlanmalıdır? Xaricdəki müştəri ilə işləyirsinizsə, tətbiq ediləcək hüququ da dəqiqləşdirin. Cavabı şablonun təsdiq qeydinə əlavə etməyi tövsiyə edirəm.

Yerli mövzunu davam etdirmək üçün e-imza və onlayn müqavilələr bələdçisinə keçin. Məqaləni konkret sənədə verilən hüquqi rəy kimi qəbul etməyin. Avtomatik göndərişi işə salmazdan əvvəl həmin sənəd üçün cavabsız sualları bağlayın.

İmzalanmamış sənədlərin statusu necə izlənilir?

Hər müqavilə üçün bir izləmə qeydi saxlayın və növbəti addımı göstərin. Adobe göndərilən sənədlərin statusunu, hadisə tarixçəsini və tamamlanma bildirişlərini təqdim edir. Adobe izləmə imkanları.

Hadisə tarixçəsi, yəni audit trail, sənədlə bağlı qeydə alınmış hərəkətlərin ardıcıllığıdır. Sınaqda bu qeydləri açın və nəyin göstərildiyinə baxın. Öz cədvəlinizdə isə müqavilə nömrəsi, məsul şəxs, son status və növbəti əlaqə tarixini saxlayın.

Təklif olunan status qaydaları

• Qaralama: məlumatı tamamlayın, müştəriyə xatırlatma göndərməyin.
• İmzaya göndərilib: gözlənilən imzalayanı və son tarixi qeyd edin.
• Qismən imzalanıb: yalnız qalan imzalayan üzrə növbəti addımı müəyyən edin.
• Tamamlanıb: xatırlatmaları dayandırın və arxivləməni yoxlayın.
• İmtina və ya vaxt bitib: avtomatik təkrarı dayandırıb məsula tapşırıq verin.

Bunlar təklif olunan daxili adlardır; seçdiyiniz proqramdakı adlarla uyğunlaşdırın. Müştəri məlumatlarını CRM-də, yəni müştəri əlaqələrini idarə edən sistemdə saxlayırsınızsa, sənəd qeydini həmin müştəriyə bağlamağı planlaşdırın. İlkin seçim üçün CRM bələdçisinə baxın.

Xatırlatma üçün nümunə mətn: Salam, göndərdiyimiz xidmət müqaviləsi imzanızı gözləyir. Şərtlərlə bağlı sualınız varsa, bu məktuba cavab verə bilərsiniz. Mesajda sənədin adını göstərin və imtina edən müştəriyə yenidən avtomatik mesaj getmədiyini yoxlayın.

Proqramlar arasında əlaqə quracaqsınızsa, bir qaydanı yazın: eyni hadisə təkrar gələndə ikinci müqavilə yaranmasın. Hər müqaviləyə unikal nömrə verin. Əlaqələndirmə variantlarını qiymətləndirmək üçün n8n, Make və Zapier müqayisəsini oxuyun.

Bu həftə sistemi necə sınaqdan keçirmək olar?

İlk həftə üçün uğur meyarını tam dövrün problemsiz tamamlanması kimi seçin. Sənədin yaranması ilə kifayətlənməyin. Göndərişi, imzanı, bildirişi və arxivdən geri açılmasını ayrıca yoxlayın.

1. Birinci gün: şablonu, məsul şəxsi və hüquqi sualları hazırlayın.
2. İkinci gün: uydurma müştəri məlumatları ilə sahələri doldurun.
3. Üçüncü gün: adi imza, natamam məlumat və imtinadan ibarət sınaqlar keçirin.
4. Dördüncü gün: xatırlatma, tamamlanma və arxiv addımlarını yoxlayın.
5. Beşinci gün: səhvləri düzəldin və məhdud istifadəyə keçib-keçməməyə qərar verin.

Sınaq üçün ayrıca ünvanlardan istifadə edin və sənədləri aydın şəkildə sınaq adlandırın. Yanlış ünvana göndəriş, boş məbləğ və köhnə şablon hallarında sistemin dayanmasını yoxlayın. Bunlardan biri nəzarətsiz keçirsə, göndəriş təsdiqini insanda saxlayın.

Nəticə cədvəlinə hazırlığa sərf olunan vaxtı, əl ilə edilən düzəlişləri və sənədin tamamlanma müddətini yazın. Hazırlıq vaxtını müştərinin düşünmə müddətindən ayırın. Əvvəlki üsulla müqayisə edəndə eyni növ müqavilələri seçin və yalnız müşahidə etdiyiniz fərqi qeyd edin.