Ödənişi istəməzdən əvvəl nəyi yoxlamalısınız?

Əvvəl öz sənədlərinizi açın. Fakturanın doğru şəxsə göndərildiyini, məlumatların və ödəniş tarixinin düzgün olduğunu yoxlayın. Zoho ödənişin alınması üçün hərəkətə keçməzdən əvvəl məhz bu yoxlamanı məsləhət görür.

Debitor borcu, ingiliscə accounts receivable, satdığınız məhsul və ya göstərdiyiniz xidmət üçün müştərinin sizə hələ ödəmədiyi puldur. Bu məbləğ adətən razılaşdırılmış müddətdə ödənilməli fakturalarla göstərilir. Tərif üçün accounts receivable izahına baxa bilərsiniz.

Göndərməzdən əvvəl qısa siyahı

• Bank hesabına daxil olan son ödənişləri yoxlayın.
• Əvvəlki qismən ödənişi qalıq məbləğdən çıxarın.
• Faktura nömrəsini və xidmətin adını dəqiqləşdirin.
• Razılaşdırılan son ödəniş tarixini tapın.
• Təhvil verilən işlə bağlı açıq etiraz olub-olmadığına baxın.
• Ödənişə cavabdeh şəxsin əlaqəsini təsdiqləyin.

Şərti nümunə: Bakıdakı kafeyə menyu dizaynı hazırlamısınız. Sizin əlaqəniz kafenin meneceridir, köçürməni isə mühasib edir. Menecerdən fakturanı kimin qəbul etdiyini soruşun və həmin şəxsə göndərilməsi üçün kömək istəyin.

Müştərinin susmasını dərhal pis niyyət kimi yozmayın. İlk mesajda sənədin çatmasını və ödəniş tarixini soruşun. Məqsədiniz mübahisəyə başlamaq yox, konkret cavab almaq olsun.

Müştəriyə ödəniş xatırlatması necə yazılır?

Mesajda faktura nömrəsini, qalan məbləği, son tarixi və müştəridən gözlədiyiniz cavabı göstərin. Fakturanı yenidən əlavə edin. Məbləğ, şərtlər və ödəniş üsulunun xatırlatmada verilməsi Zoho-nun tövsiyəsidir.

İlk ödəniş xatırlatma mesajı nümunəsi

Salam, [ad]. [Xidmət] üzrə [nömrə] nömrəli fakturanın [qalıq məbləğ] ödənişini xatırlatmaq istəyirəm. Son ödəniş tarixi [tarix] idi. Fakturanı yenidən əlavə edirəm.

Zəhmət olmasa, ödənişin hansı tarixdə ediləcəyini bildirin. Sənədlə bağlı çatışmazlıq varsa, yazın, dəqiqləşdirək. Ödəniş etmisinizsə, köçürmənin tarixini və istinadını göndərin ki, yoxlayaq. Təşəkkür edirəm.

E-poçtun mövzusunu sadə saxlayın: “[nömrə] fakturası üzrə ödəniş xatırlatması”. Əlavəni açmadan da məsələnin görünməsi üçün qalıq məbləği mətnə yazın. Rekvizitləri əlavə edirsinizsə, göndərməzdən əvvəl öz sənədinizlə tutuşdurun.

WhatsApp üçün qısa variant

Salam, [ad]. [Xidmət] üzrə ödəniş barədə yazıram. [Nömrə] fakturasında [qalıq məbləğ] açıq qalır. Ödəniş tarixini dəqiqləşdirə bilərsiniz? Fakturanı burada yenidən göndərirəm.

İş yazışmanız hansı kanaldadırsa, əvvəl oradan başlayın. Eyni mətni eyni anda bütün kanallara göndərməyin. Sonrakı əlaqəni də qeyd edin ki, komandanızdan başqa biri həmin gün təkrar yazmasın.

Razılaşdırılan tarix keçəndə

Salam, [ad]. Son danışığımızda ödəniş üçün [razılaşdırılmış tarix] qeyd etmişdik. Hesabımızda həmin ödəniş hələ görünmür. Zəhmət olmasa, [cavab tarixi] tarixədək vəziyyəti və yeni ödəniş tarixini yazılı təsdiqləyin.

Bu nümunələr hazır hüquqi bildiriş deyil, gündəlik iş yazışması üçün təklifdir. Mötərizələri doldurun və yalnız faktiki vəziyyətə uyğun cümlələri saxlayın. Əvvəl razılaşdırılmayan tarixi “razılaşdırılmış” kimi təqdim etməyin.

Müştəri cavab vermirsə növbəti addım nədir?

Yazılı xatırlatmadan sonra telefonla əlaqə saxlayın. Söhbətin məqsədini ödənişə mane olan məsələni anlamaq kimi qoyun. Zoho da cavabsız xatırlatmalardan sonra nəzakətli zəngi tövsiyə edir.

Zəngdə verəcəyiniz suallar

1. Faktura sizə çatıb və ödəniş üçün qəbul olunub?
2. Ödənişə hansı məsələ mane olur?
3. Əlavə sənəd və ya təsdiq lazımdır?
4. Ödənişi hansı tarixdə planlaşdıra bilərik?

“Yaxın günlərdə” cavabını açıq saxlamayın. “Hansı günü qeyd edim?” deyə soruşun. Zəngdən sonra danışılanı qısa mesajla göndərin və müştəridən təsdiq istəyin.

Hissəli ödənişi necə danışmaq olar?

Müştərinin müvəqqəti çətinliyi varsa, müddətin uzadılması və hissəli ödəniş nəzərdən keçirilə bilər. Zoho bu qərarda sizin pul axınınızı da nəzərə almağı təklif edir. Razılaşmadan əvvəl öz yaxın xərclərinizi yoxlayın.

Planı “imkan olduqca ödəyərsiniz” şəklində saxlamayın. Hər hissənin məbləğini, tarixini və qalan borcu yazın. Qismən ödənişi qəbul etməklə borcun qalanından imtina etməyi eyni qərar kimi təqdim etməyin.

Yazışma və zəng nəticə vermirsə, müqavilə, faktura, təhvil sübutları və əlaqə qeydlərini bir yerə yığın. Hüquqi addımdan əvvəl peşəkar məsləhət almaq mənbənin də tövsiyəsidir. Özbaşına hüquqi hədə və ya cərimə məbləği yazmayın.

Debitor borclarının idarə edilməsi üçün hansı cədvəl yetərlidir?

Başlanğıc üçün hər fakturaya ayrıca sətir ayırmağı təklif edirəm. Excel, Google Sheets və ya artıq istifadə etdiyiniz mühasibat proqramını seçin. Yeni alət almadan əvvəl aşağıdakı məlumatları bir yerdə toplamağa çalışın.

• Müştərinin adı və ödənişə cavabdeh şəxs.
• Faktura nömrəsi və ilkin məbləğ.
• Ödənilən məbləğ və açıq qalıq.
• Son ödəniş tarixi.
• Son əlaqə və müştərinin cavabı.
• Növbəti addım, tarix və məsul şəxs.
• Etiraz və ya hissəli ödəniş barədə qeyd.

Şərti nümunə: kiçik marketinq komandasının rəhbəri cədvəldə “mesaj göndərildi” yazır. Mən bu qeydi “mühasib sənədi qəbul edib, ödəniş tarixini təsdiqləməlidir” kimi dəqiqləşdirərdim. Sonra cavabı kimin və nə vaxt izləyəcəyini əlavə edərdim.

Ödəniş barədə vədi faktiki daxilolmadan ayrı saxlayın. Bankda daxilolmanı yoxladıqdan sonra qalığı yeniləyin. Bu işin davamını pul axınının həftəlik idarə edilməsi planına bağlayın.

Komandada əlaqə qeydlərini bölüşdürmək üçün CRM bələdçisinə baxa bilərsiniz. CRM müştəri ilə əlaqələri qeyd etmək üçün sistemdir. Burada isə faktura üzrə maliyyə qeydinin harada saxlandığını ayrıca müəyyən edin.

Həftəlik baxışda açıq qalıqları, gecikən fakturaları və yerinə yetirilməyən ödəniş vədlərini seçin. Əvvəl hansı müştəri ilə danışacağınızı qərarlaşdırın. Komandanın göndərdiyi mesajların sayını əsas nəticə kimi götürməyin.

Gecikmiş ödənişin qarşısını əvvəlcədən necə almaq olar?

İşə başlamazdan əvvəl ödəniş vaxtını, üsulunu və mərhələlərini yazılı razılaşdırın. Avans istəmək və fakturanı vaxtında göndərmək də Zoho-nun qabaqlayıcı tövsiyələri arasındadır. Öz şərtlərinizi hər sifarişdən əvvəl müştəriyə göndərin.

Ödəniş şərtlərinə daxil ediləcək məlumatlar

• Hansı işin qiymətə daxil olduğunu yazın.
• Ödənişin hansı hadisədən sonra tələb olunduğunu göstərin.
• Son tarixi aydın qeyd edin.
• Avans varsa, məbləğini və vaxtını razılaşdırın.
• İşi kimin qəbul edəcəyini müəyyən edin.
• Fakturanın kimə göndəriləcəyini soruşun.
• Dəyişiklik və etirazın necə bildirilməsini razılaşdırın.

Şərti nümunə: onlayn mağaza üçün məhsul şəkilləri hazırlayan frilanser çəkiliş, ilkin seçim və yekun təhvil mərhələlərini ayrıca yaza bilər. Hər mərhələyə hansı ödənişin bağlanacağını müştəri ilə razılaşdırsın. Burada hamıya uyğun avans faizi təklif etmirəm.

Gecikmə haqqını sonradan sürpriz kimi əlavə etməyin. Zoho belə şərtin əvvəlcədən bildirilməsini və razılaşdırılmasını vurğulayır; tətbiq üçün yerli hüquqi uyğunluğu ayrıca yoxlatdırın. Mənbədəki gecikmə haqqı bölməsi yerli hüquq məsləhətini əvəz etmir.

Şərtləri təklif mərhələsinə yerləşdirmək üçün kommersiya təklifi nümunəsindən istifadə edin. Xidmət paketinin qiymətini dəqiqləşdirmək istəyirsinizsə, frilanser xidmətinə qiymət qoymaq mövzusuna keçin.

Ödəniş üsulunu seçərkən Azərbaycanda onlayn ödəniş seçimlərinə baxın. Müştəriyə yalnız həqiqətən qəbul etdiyiniz üsulları göstərin. Hər xatırlatmada həmin məlumatların aktual olduğunu özünüz yoxlayın.

Bu həftə hansı ardıcıllıqla başlayasınız?

Aşağıdakı iş planını özünüzə başlanğıc kimi götürün. Bu, hüquqi müddət və ya hamı üçün məcburi xatırlatma cədvəli deyil. Müştəriyə verdiyiniz cavab müddətini və mövcud razılaşmanı nəzərə alın.

1. Siyahını hazırlayın. Açıq fakturaları toplayın və daxilolmalarla tutuşdurun.
2. Əlaqələri dəqiqləşdirin. Ödənişi kimin təsdiqlədiyini qeyd edin.
3. İlk mesajları göndərin. Hər müştəriyə öz fakturasını əlavə edin.
4. Cavabları ayırın. Sənəd çatışmazlığı, etiraz və pul çətinliyini ayrıca qeyd edin.
5. Növbəti addımı təyin edin. Zəng, sənəd düzəlişi və ya məsləhət üçün məsul seçin.

Həftənin sonunda yalnız daxil olan ödənişləri bağlanmış sayın. Qalan hər sətirdə növbəti addım olsun. Müştəri söz verdiyi tarixi dəyişibsə, əvvəlki qeydi silmədən yeni razılaşmanı əlavə edin.