Başlamaq üçün hansı məlumatları toplamalısınız?

Əvvəl görüşlərin bir siyahısını yaradın. Mən ilk sınaqda yalnız bir xidmət və bir məsul şəxs seçməyi məsləhət görürəm. Məsələn, bütün salonu eyni gündə dəyişmək əvəzinə bir ustanın qeydiyyatından başlayın.

Avtomatik xatırlatma əvvəlcədən seçdiyiniz qaydaya əsasən göndərilən görüş mesajıdır. İş axını isə bu qaydanın addımlarıdır: qeydiyyat yaranır, göndəriş vaxtı çatır, görüşün vəziyyəti yoxlanır, mesaj göndərilir. Bu məqalədə sistemi məhz belə qurmağı təklif edirəm.

• Müştərinin adını və seçdiyi əlaqə kanalını qeyd edin.
• Telefon nömrəsini ölkə kodu ilə saxlayın.
• Görüşün tarixini, saatını, ünvanını və məsul əməkdaşı yazın.
• Görüşə ayrıca nömrə verin ki, eyni şəxsin iki qeydiyyatı qarışmasın.
• Vəziyyət üçün “aktiv”, “ləğv edilib” və “tamamlanıb” seçimləri müəyyən edin.
• Xatırlatma almaq istəyini qeydiyyat zamanı ayrıca soruşun.

Qeydiyyat hələ müxtəlif dəftərlərdədirsə, əvvəl onlayn qeydiyyat sisteminin qurulması ilə başlayın. Xatırlatmanın hansı siyahıya əsaslanacağını əvvəlcədən müəyyən edin. Telefonla qəbul etdiyiniz görüşü də həmin siyahıya daxil etməyi iş qaydasına çevirin.

Şərti nümunə: Bakıdakı kiçik salon

Tutaq ki, administrator həm Instagram yazışmalarını, həm telefon zənglərini qəbul edir. Sınaq üçün hər təsdiqlənmiş görüşü vahid təqvimə yazsın. Müştəri saatı dəyişəndə də eyni qeydi yeniləsin, ayrıca ikinci görüş yaratmasın.

Günün sonunda administrator sabahkı görüşləri yoxlasın. Telefonu çatışmayan, vaxtı qeyri-müəyyən olan və ləğvi yazılmayan qeydləri ayrıca düzəltsin. Avtomatlaşdırmanı bu siyahı aydınlaşandan sonra aktivləşdirin.

Görüş xatırlatması SMS ilə necə qurulur?

İlk olaraq istifadə etdiyiniz qeydiyyat proqramında xatırlatma imkanını yoxlayın. Calendly nümunəsində funksiya Automations adlanır. Proqram SMS-ləri Twilio vasitəsilə göndərir; Twilio burada mesajın çatdırılmasını təmin edən kənar xidmətdir. Calendly SMS təlimatı bu əlaqəni izah edir.

1. Görüş növünü seçin. Sınağı bir xidmətlə məhdudlaşdırın, məsələn, ilkin konsultasiya.
2. Telefon məlumatını yoxlayın. Müştərinin xatırlatma seçimi və nömrəsi qeydiyyatda görünsün.
3. Xatırlatma qaydasını yaradın. Göndərişin görüşdən əvvəl olmasını və alıcının müştəri olmasını seçin.
4. Vaxtı təyin edin. Başlanğıc üçün bir gün əvvəl göndərişi sınayın.
5. Mətni hazırlayın. Biznesin adını, görüş vaxtını və dəyişiklik yolunu göstərin.
6. Öz nömrənizlə yoxlayın. Mesajı aldıqdan sonra görüşü dəyişin və ləğv edin.

Calendly-də SMS ABŞ nömrələrindən gəlir və həmin SMS-ə cavablar sizə çatdırılmır. Buna görə mesajda “gəlirsinizsə, cavab yazın” təlimatı verməyin. Ləğv və vaxt dəyişmə keçidləri də standart SMS-də avtomatik yer almır; onları ayrıca əlavə etmək lazımdır. Göndərən nömrə və keçid qaydaları burada göstərilib.

Dəyişən məlumatı əl ilə yazmayın

Dəyişən sahə hər görüşdən götürülən məlumat yeridir, məsələn, müştərinin adı və görüş saatı. Calendly belə sahələr vasitəsilə mesajı fərdiləşdirə bilir. Xatırlatma bələdçisində ad, məkan və digər görüş məlumatları nümunə kimi göstərilir.

Şablonda konkret müştərinin adını saxlamayın. Sınaq zamanı iki fərqli adla qeydiyyat yaradın və hərəsinə uyğun məlumat gəldiyini yoxlayın. Ünvana kabinet və ya mərtəbə əlavə etmək istəyirsinizsə, əvvəl telefon ekranında oxunaqlılığına baxın.

Xatırlatma nə vaxt və hansı mətnlə göndərilməlidir?

Başlanğıc qaydası kimi bir gün əvvəl mesaj göndərməyi sınayın. İkinci xatırlatmanı yalnız ehtiyac görsəniz əlavə edin. Calendly öz bələdçisində 24 saat və 30 dəqiqə əvvəl göndərişi nümunə göstərir; bunu bütün bizneslər üçün sübut edilmiş ideal vaxt saymayın. Vaxt seçimi tövsiyəsi həmin mənbədədir.

Şərti salon mesajı

Salam, [ad]. [Salon adı]: görüşünüz [tarix], saat [saat]. Ünvan: [ünvan]. Vaxtı dəyişmək üçün: [dəyişiklik keçidi].

Mötərizədəki hissələri real görüş məlumatı ilə əvəz edin. “Sabah” sözünün yanında tarixi də göstərməyi üstün tutun. Müştəri mesajı gec açsa belə, hansı günün nəzərdə tutulduğunu yoxlaya bilsin.

Şərti klinika mesajı

[Klinika adı]: qəbulunuz [tarix], saat [saat]. Ünvan: [ünvan]. Dəyişiklik üçün [əlaqə nömrəsi] ilə əlaqə saxlayın.

Klinika üçün avtomatik SMS hazırlayanda diaqnozu və müayinə nəticəsini bu şablona daxil etməyin. Burada məqsədi yalnız vaxtı və əlaqə yolunu bildirməklə məhdudlaşdırın. Əlavə məlumat lazımdırsa, onu hansı kanalla paylaşacağınızı ayrıca müəyyən edin.

Mesajı endirim reklamı ilə uzatmayın. Xatırlatma ilə kampaniyanı ayrı planlaşdırmaq üçün SMS marketinq bələdçisinə baxa bilərsiniz.

SMS, WhatsApp və pulsuz plan arasında necə seçim etməli?

Kanalı müştərinin seçimi və öz iş qaydanız əsasında müəyyən edin. İlk sınaqda bir kanal seçin. Sonra eyni görüşə neçə mesaj getdiyini görəndən sonra əlavə kanal barədə qərar verin.

Calendly-nin SMS funksiyası uyğun ödənişli planlarda göstərilir və sınaq müddətində SMS göndərilmir. Azərbaycan dəstəklənən ölkələr siyahısındadır, amma bəzi operatorların mesajları bloklaya biləcəyi də qeyd olunur. Plan və ölkə şərtlərini yoxlayın, sonra öz müştərilərinizin istifadə etdiyi nömrələrdə sınaq aparın.

Pulsuz qeydiyyat imkanını pulsuz SMS vədi kimi qəbul etməyin. Təchizatçıdan abunə, mesaj göndərişi, quraşdırma və sonrakı dəstək xərclərini ayrı göstərməsini istəyin. Qərardan əvvəl avtomatlaşdırma büdcəsinin qurulması üzrə xərc siyahısı hazırlayın.

WhatsApp ilə xatırlatma göndərmək

WhatsApp seçmək istəyirsinizsə, təchizatçıdan konkret görüş üzərində işləyən nümunə tələb edin. Nümayişdə qeydiyyat yaradılsın, vaxtı dəyişdirilsin və ləğv edilsin. Cavabın hansı əməkdaşa çatacağını da həmin sınaqda görün.

Buradakı mənbələr WhatsApp qurulmasını təsdiqləmir, ona görə bu kanal üçün hazır inteqrasiya və pulsuz göndəriş vədi vermirəm. Seçimə hazırlaşmaq üçün WhatsApp Business bələdçisini oxuyun və ehtiyaclarınızı yazın.

n8n ilə ayrıca sistem nə vaxt düşünülə bilər?

n8n ilə xatırlatma avtomatlaşdırma istəyirsinizsə, əvvəl icraçıya biznes qaydasını verin: yalnız aktiv görüşü yoxla, vaxt dəyişibsə köhnə göndərişi dayandır, uğursuz göndərişi administratora bildir. Bunu təsdiqlənmiş hazır quraşdırma kimi yox, layihə tələbi kimi istifadə edin.

Alət seçməzdən əvvəl n8n, Make və Zapier müqayisəsinə baxın. İcraçıdan sistemi sizin əməkdaşınıza təhvil vermək üçün qısa istifadə qaydası da istəyin.

Sistemi müştərilərə açmazdan əvvəl nəyi sınamalısınız?

Yalnız düzgün görüşlə kifayətlənməyin. Aşağıdakı vəziyyətləri özünüz yaradın və hərəsinin nəticəsini qeyd edin. Sınaq üçün real müştərinin şəxsi məlumatından istifadə etmək əvəzinə öz test qeydlərinizi hazırlayın.

• Adi görüş: doğru ad, tarix, saat və ünvan gəlirmi?
• Vaxt dəyişikliyi: köhnə saata aid xatırlatma dayandırılırmı?
• Ləğv: ləğv edilmiş görüşə mesaj getmir ki?
• Yanlış nömrə: administrator problemi harada görür?
• Təkrar qeyd: eyni görüş üçün iki mesaj yaranırmı?
• Yaxın vaxtlı qeydiyyat: artıq keçmiş göndəriş vaxtı necə idarə olunur?
• İmtina: xatırlatma istəməyən şəxsə göndəriş dayanırmı?

Hər sınaqda gözlənilən nəticə ilə gördüyünüz nəticəni yanaşı yazın. Səhv varsa, həmin görüş növü üçün avtomatik göndərişi açmayın. Düzəlişdən sonra yalnız uğursuz ssenarini deyil, ona bağlı vaxt dəyişmə və ləğv addımlarını da yoxlayın.

Bir əməkdaşı gündəlik nəzarətə cavabdeh seçin. İşə başlayanda çatmayan mesajlara, günün sonunda isə sabahkı görüşlərə baxsın. Problem zamanı müvəqqəti əl ilə əlaqəni kimin saxlayacağı əvvəlcədən yazılsın.

Gəlməmə halının azaldığını necə ölçməlisiniz?

Öz başlanğıc göstəricinizi yazın, sonra eyni qayda ilə müqayisə edin. Gəlməmə dedikdə nəyi sayacağınızı əvvəl müəyyənləşdirin. Vaxtında ləğvi, gecikməni və xəbər vermədən gəlməməyi ayrı saxlayın.

Dialog Health-in səhiyyə araşdırmalarını topladığı məqalədə gəlməmənin orta çəkili nisbi azalması 34% kimi verilir. Bu, salonunuz üçün nəticə vədi deyil və 34 faiz bəndi azalma demək deyil. Rəqəm ilkin araşdırmanın özü yox, təchizatçının araşdırma icmalından götürülüb.

Şərti hesablama: eyni qayda ilə saydığınız 100 görüşdən 20-si gəlməmə ilə nəticələnibsə, göstərici 20%-dir. Növbəti müqayisə dövründə 100 görüşdən 15-i belədirsə, fərq 5 faiz bəndi, nisbi azalma 25% olar. Bu yalnız riyazi nümunədir, gözlənilən nəticə deyil.

• Planlaşdırılan görüşlərin və gəlməyənlərin sayını yazın.
• Vaxtında ləğv edilən və dəyişdirilən görüşləri ayrıca izləyin.
• Çatmayan və təkrar gedən mesajları qeyd edin.
• Administratorun yoxlamaya sərf etdiyi vaxtı ölçün.
• Abunə və göndəriş xərclərini eyni dövr üzrə toplayın.

Bu həftə məqsədiniz etibarlı göndəriş qaydası qurmaq olsun. İlk nəticələri qiymətləndirəndə mövsümü, xidmət növünü və görüş sayını da nəzərə alın. Tək bir sakit həftəyə əsasən bütün biznes üçün böyük qənaət vədi verməyin.