Hansı iş prosesini əvvəl avtomatlaşdırmaq lazımdır?

Hansı iş prosesini əvvəl avtomatlaşdırmaq lazımdır? Ən doğru cavab budur: komandanın hər gün əl ilə təkrarladığı, aydın qaydası olan və tez-tez səhvə yol açan bir prosesi seçin. Hər şeyi birdən dəyişdirməyə çalışmaq əvəzinə, bir ağrılı nöqtəni tam həll edin, sonra növbətiyə keçin.

Qısa cavab

Avtomatlaşdırma üçün proses seçimi edəndə ən çox vaxt itirən yanaşma "hamısını eyni vaxtda düzəltmək" istəyidir. Praktikada işləyən üsul başqadır: komandanın ən çox şikayət etdiyi, tez-tez təkrarlanan və əl ilə görüləndə səhv riski yüksək olan bir prosesi tapın. Zapier-in proses avtomatlaşdırması bələdçisi də məhz bunu tövsiyə edir: komandanın "ah, yenə bu iş" dediyi təkrarlanan işi seçin.

Proses avtomatlaşdırması dedikdə, bir neçə addımdan, bir neçə proqramdan və adətən bir neçə işçidən keçən iş axınının proqram vasitəsilə avtomatik idarə olunması nəzərdə tutulur. Məqsəd əl işini azaltmaq, sürəti artırmaq, səhvi azaltmaq və nəticəni hər dəfə eyni şəkildə almaqdır.

Avtomatlaşdırma üçün hansı prosesi seçmək lazımdır?

Hansı prosesi avtomatlaşdırmalı sualına cavab vermək üçün əvvəlcə "tapşırıq" ilə "proses" arasındaki fərqi görmək lazımdır. Tapşırıq avtomatlaşdırması tək bir addımı əhatə edir, məsələn müştəriyə bir bildiriş göndərmək. Proses avtomatlaşdırması isə bir neçə addımı, qərar nöqtəsini və bəzən bir neçə komandanı birləşdirir. Zapier-in biznes avtomatlaşdırması bələdçisi yazır ki, tapşırıq avtomatlaşdırması bir çox şirkət üçün biznes avtomatlaşdırmasının giriş səviyyəsidir, ona görə ilk addım kimi daha təhlükəsizdir.

Fərz edək ki, Bakıda kiçik bir kafe var. Hər gün sifarişlər telefonla, Instagram DM-də və çatdırılma tətbiqində qarışıq şəkildə gəlir, kassir isə hər birini əl ilə dəftərə yazır. Bu, aydın qaydası olan, tez-tez təkrarlanan və səhv riski yüksək olan klassik bir nümunədir. Məhz bu tip proses ilk seçim üçün yaxşı namizəddir.

Fərziyyə nümunə: üç nəfərlik komandası olan onlayn geyim mağazası. Sifariş gələndə məlumat əl ilə Excel-ə köçürülür, sonra kuryerə ayrıca mesaj yazılır. Bu, təkrarlanan işləri avtomatlaşdırmaq üçün yaxşı namizəddir, çünki addımlar sadədir və nəticəni ölçmək asandır.

Hansı addımlar daha risklidir?

Zapier-in əməliyyat avtomatlaşdırması bələdçisi xəbərdarlıq edir: səhvə açıq və yüksək riskli addımlara xüsusi diqqət yetirin. Bu o deməkdir ki, prosesi seçəndə təkcə "nə qədər tez-tez olur" sualı kifayət deyil, "səhv olsa nə qədər baha başa gələr" sualı da verilməlidir.

Məsələn, hesab-faktura məlumatında bir rəqəm səhv yazılsa, bu birbaşa pul itkisinə səbəb ola bilər. Müştəri sualına gecikmiş cavab isə etibarı aşağı sala bilər. Aşağıdakı cədvəl bir neçə tipik prosesi tezlik və risk baxımından müqayisə edir.

Cədvəldən göründüyü kimi, ən yaxşı ilk namizəd həm tez-tez təkrarlanan, həm də avtomatlaşdırması nisbətən asan olan prosesdir. Yüksək risk daşıyan, amma nadir hallarda baş verən proses adətən ikinci mərhələyə saxlanılmalıdır, çünki onu tələsik avtomatlaşdırmaq əlavə xəta riski yaradır.

Seçim üçün praktik meyarlar

Biznesdə avtomatlaşdırma prioriteti qurarkən beş sualı özünüzə verin:

• Nə qədər tez-tez təkrarlanır? Gündəlik və ya həftəlik baş verən iş daha sürətli nəticə verir.
• Qaydası aydındırmı? "Əgər bu baş verərsə, onda bunu et" şəklində yazıla bilən proses avtomatlaşdırmaya daha uyğundur.
• Nə qədər vaxt yeyir? Həftədə bir neçə saat aparan iş, nəticəni daha tez görməyə imkan verir.
• Səhv riski nə qədərdir? Əl ilə görüləndə tez-tez səhv olan proses həm vaxt, həm reputasiya baxımından baha ola bilər.
• Nəticəni necə ölçəcəksiniz? Vaxt azalması, səhv azalması və ya daha tez cavab müddəti kimi aydın bir göstərici seçin.

Əməliyyat avtomatlaşdırması necə seçilir sualının cavabı həmişə bu beş sualın kəsişməsindədir. Bir prosesin tez-tez olması kifayət etmir, həm də onu aydın qaydaya salmaq mümkün olmalıdır.

Kiçik biznes avtomatlaşdırmadan necə faydalanır?

Çox vaxt avtomatlaşdırma böyük korporasiyaların işi kimi görünür, amma bu düzgün deyil. Zapier-in proses avtomatlaşdırması bələdçisi açıq yazır ki, proses avtomatlaşdırması həm böyük şirkətlər, həm də kiçik bizneslər üçün işləyir.

Kiçik biznesdə avtomatlaşdırma başlanğıcı adətən böyük büdcə tələb etmir. Üç-dörd nəfərlik komanda üçün bir sifariş axınını və ya bir müştəri bildiriş zəncirini avtomatlaşdırmaq, işçinin gündəlik vaxtının bir hissəsini başqa işə ayırmağa imkan verir. Bu, böyük transformasiya deyil, kiçik amma davamlı bir qazancdır.

Əgər kiçik biznesinizdə hansı prosesin uyğun olduğunu müəyyənləşdirmək çətin gəlirsə, biznes proseslərinin avtomatlaşdırılması haqqında ətraflı bələdçiyə baxa bilərsiniz. Orada proses seçimindən əlavə, icra mərhələləri də izah olunur.

Addım-addım: ilk prosesi necə tapmaq olar

İlk avtomatlaşdırma addımını seçmək üçün mürəkkəb analizə ehtiyac yoxdur. Aşağıdakı beş addım kifayətdir:

1. Komandadan soruşun. "Hansı iş sizi hər gün ən çox əsəbləşdirir?" sualı adətən düzgün cavabı özü üzə çıxarır.
2. Vaxtı qeyd edin. Bir həftə ərzində həmin işə nə qədər vaxt sərf olunduğunu yazın, hiss əsasında yox, real müşahidə ilə.
3. Addımları xəritələyin. Prosesi "nə daxil olur, nə edilir, kim baxır, nə çıxır" ardıcıllığı ilə yazın.
4. Qərar nöqtələrini işarələyin. İnsanın hələ qərar verməli olduğu yeri (məsələn qiymət endirimi) avtomatik axından ayırın.
5. Kiçik versiyadan başlayın. Bütün prosesi yox, ən sadə hissəsini avtomatlaşdırın, sonra nəticəyə görə genişləndirin.

Bu mərhələdə alət seçimi ikinci yerdə gəlməlidir. n8n, Make və Zapier kodsuz avtomatlaşdırma müqayisəsi prosesi artıq müəyyənləşdirdikdən sonra oxumaq üçün daha faydalıdır, çünki hansı alətin uyğun olduğu seçilmiş prosesdən asılıdır.

Əgər büdcə sualı sizi narahat edirsə, avtomatlaşdırma layihəsinin büdcəsi necə qurulur məqaləsi faydalı ola bilər. Amma unutmayın: düzgün seçilmiş kiçik proses adətən böyük xərc tələb etmir.

Tez-tez edilən səhvlər

Əməliyyat avtomatlaşdırması necə seçilir sualına cavab verəndə, ən çox rast gəlinən səhvlər təkrarlanır:

• Hamısını birdən avtomatlaşdırmaq istəmək. Bu, layihəni uzadır və komandanı yorur, çünki hər proses öz qaydasını və öz testini tələb edir.
• Həssas qərarları insan nəzarətindən çıxarmaq. Qiymət endirimi, hüquqi mətn və ya şəxsi məlumatla bağlı qərarlar hələ insan nəzarətində qalmalıdır.
• Nəticəni ölçmədən "işləyir" demək. Vaxt, səhv sayı və ya cavab müddəti kimi göstərici olmadan uğuru qiymətləndirmək çətindir.
• Köhnə prosesi sormadan alət seçmək. Əvvəl prosesi, sonra aləti seçin; əksinə etsəniz, alət prosesə uyğunlaşmır.

Avtomatlaşdırma bəzən gözlənilən nəticəni vermir. Bu halda avtomatlaşdırma qurduq, işləmir məqaləsindəki tipik sıradan çıxma səbəblərinə baxmaq faydalı olar.

İlk prosesi seçdikdən sonra nə etməli?

Proses seçildikdən sonra, ən sadə iki nümunə üzərində başlamaq olar: müştəriyə avtomatik bildiriş göndərmək və ya daxili sənəd axınını sadələşdirmək. Email avtomatlaşdırma ssenariləri müştəri ünsiyyətini avtomatlaşdırmaq istəyənlər üçün hazır nümunələr təklif edir, qaimə və sənəd emalının avtomatlaşdırılması isə daxili sənəd işini azaltmaq istəyənlər üçün uyğundur.

Hər iki halda eyni qayda keçərlidir: kiçik başlayın, nəticəni ölçün, yalnız sonra genişləndirin.