Əvvəl nəyi avtomatlaşdırmaq lazımdır?

Əvvəl gündəlik qeydlərin toplanmasını və həftəlik cədvəlin hazırlanmasını qurun. Mübahisəli qeydin həllini isə məsul şəxsdə saxlayın. Avtomatlaşdırmanı bu ardıcıllıqla planlayın: qeyd, yoxlama, düzəliş, təsdiq, mühasibə ötürmə.

Vaxt cədvəli, yəni timesheet, işçinin müəyyən işə sərf etdiyi müddətin qeydidir. Bu cədvəldən əmək haqqı, müştəriyə hesab təqdim etmək və layihə xərclərini izləmək üçün istifadə oluna bilər. Anlayışın izahı üçün vaxt cədvəli haqqında mənbəyə baxın.

Məqsədi bir cümlədə yazın

Şərti nümunə: Bakıda kiçik kafenin sahibi həftə sonunda iş saatlarını müxtəlif mesajlardan toplayır. Onun ilk tapşırığını belə yazardım: “Hər növbənin başlanğıcı və sonu bir cədvəldə görünsün, çatışmayan qeyd növbə rəhbərinə göndərilsin.” Bu mərhələdə hər sifarişə sərf olunan dəqiqəni toplamağı əlavə etməzdim.

Marketinq komandası üçün başqa məqsəd seçin: müştəri layihəsinə ayrılan vaxtı ayrıca görün. “Dizayn”, “yazı” və “düzəliş” kimi az sayda iş kateqoriyası ilə başlayın. Kateqoriyaları komanda ilə birlikdə adlandırın ki, eyni iş müxtəlif adlarla qeyd olunmasın.

Bu ardıcıllığı digər işlərə də tətbiq etmək istəyirsinizsə, biznes proseslərinin avtomatlaşdırılması bələdçisini növbəti oxu kimi seçin. İndi isə öz prosesinizin hər addımının qarşısına bir məsul şəxsin adını yazın.

Avtomatik vaxt qeydiyyatı hansı məlumatları toplamalıdır?

İlk cədvələ işçi, tarix, başlanğıc, bitmə, fasilə və təsdiq vəziyyəti sahələrini daxil edin. Layihə üzrə hesabat lazımdırsa, layihə adını da əlavə edin. Aşağıdakı quruluşu işçi vaxt cədvəli üçün başlanğıc şablonu kimi götürün.

ABŞ Əmək Departamentinin sənədində gündəlik və həftəlik işlənmiş saatlar qeydiyyat məlumatları arasında göstərilir. Həmin sənəd ABŞ qaydalarına aiddir; onu Azərbaycan üçün hüquqi siyahı kimi köçürməyin. Bu fərqi nəzərə alaraq mənbədəki qeydiyyat tələblərinə baxın.

İşçiyə görünən qayda hazırlayın

Bir səhifədə yazın: qeyd nə vaxt edilir, səhv kimə bildirilir, düzəlişi kim təsdiqləyir və hesabatı kim görür. İlk gündə işçidən nümunə qeyd yaratmasını istəyin. Sonra həmin qeydi birlikdə düzəldin ki, səhv bildirmə yolu da aydın olsun.

Ümumi vaxt cədvəlinə şəxsiyyət sənədi, ev ünvanı və bank məlumatı əlavə etməyin. Toplamaq istədiyiniz hər əlavə sahə üçün konkret istifadə məqsədi yazın. Hüquqi tələbləri ayrıca dəqiqləşdirin; hazırlıq üçün fərdi məlumatların qorunması mövzusunu da nəzərdən keçirin.

Vaxt izləmə proqramı necə seçilir?

Proqramı öz nümunə cədvəlinizlə sınayın. Clockify və Toggl Track kimi namizədləri araşdırma siyahısına daxil edə bilərsiniz. Burada onların cari tarifinə və konkret funksiyalarına dair vəd vermirəm; lazım olan imkanları seçəcəyiniz paketdə nümayiş etdirmələrini istəyin.

İki fərqli istifadə ssenarisi hazırlayın

Kafe üçün işçiyə növbəni başlatmaq və bitirmək tapşırığı verin. Agentlik üçün isə bir iş gününü iki layihə arasında qeyd etdirməyi sınayın. Eyni proqramı hər iki ssenaridə qalib elan etmək məcburiyyətində deyilsiniz.

• İşçi telefondan qeydi rahat yarada bilirmi?
• Unudulmuş çıxış qeydini ayrıca görmək mümkündürmü?
• Rəhbər düzəlişin əvvəlki variantını görə bilirmi?
• Təsdiqlənmiş dövrü sonradan dəyişmək üçün ayrıca icazə varmı?
• Mühasibə lazım olan sütunları fayl şəklində çıxarmaq mümkündürmü?
• Xidmətdən ayrılarkən bütün qeydləri götürə bilirsinizmi?

Excel və ya Google Sheets ilə başlamağı düşünürsünüzsə, onları da eyni sınaqdan keçirin. Qeydiyyat forması, hesablanma və təsdiq üçün ayrıca qayda yazın. Cədvəldə saatların toplanmasını bütün prosesin avtomatlaşdırılması kimi qəbul etməyin.

Alət nümayişində yalnız hazır hesabatı izləməyin. Səhv qeyd yaradın, onu düzəldin və nəticəni mühasibə göndəriləcək formaya çıxarın. Satınalma qərarından əvvəl mühasibinizdən həmin faylın işinə uyğun olub-olmadığını soruşun.

Xərci hesablayarkən lisenziyadan əlavə qurulum, təlim və düzəlişə ayrılacaq vaxt üçün də yer saxlayın. Bunun üçün avtomatlaşdırma layihəsinin büdcəsi haqqında bələdçidən istifadə edə bilərsiniz.

İş saatlarının hesablanması necə yoxlanılmalıdır?

Əvvəl vaxt hesabını yoxlayın, sonra əmək haqqı prosesinə qoşun. Fasilənin hansı halda çıxılacağını, əlavə iş saatının necə ayrılacağını və gecə növbəsinin hansı tarixlərə düşəcəyini mühasiblə yazılı razılaşdırın. Proqramın hazır parametrlərini avtomatik qəbul etməyin.

Sadə hesabı əl ilə tutuşdurun

Şərti hesablama nümunəsi: işçi 09:00-da başlayıb, 18:00-da bitirib və bir saatlıq fasilə qeyd edib. Əgər həmin fasilənin çıxılması tətbiq olunan qaydaya uyğundursa, nümunənin iş müddəti səkkiz saatdır. Bunu bütün fasilələr üçün ümumi qayda kimi tətbiq etməyin.

ABŞ mənbəsində sabit qrafikdən fərqli işlənmiş vaxtın faktiki saatlarla qeyd olunması göstərilir. Buradan praktik yoxlama götürün: planlaşdırılmış növbə ilə faktiki qeydi ayrı göstərin. Hüquqi kontekst üçün sabit qrafik barədə bölməyə baxın.

• Çıxış vaxtı yoxdursa, qeydi “dəqiqləşdirilməlidir” vəziyyətinə keçirin.
• Eyni vaxt aralığı iki dəfə daxil edilibsə, baxış üçün işarələyin.
• İşçi dəyişiklik istəyirsə, səbəbini və ilkin qeydi saxlayın.
• Təsdiqdən sonra dəyişiklik edilirsə, cədvəli yenidən təsdiqə göndərin.
• Mühasibə ötürülən hər dövr üçün göndəriş qeydini saxlayın.

Əmək haqqı hesablama avtomatlaşdırmasına keçəndə ilk ötürməni mövcud hesabla tutuşdurun. İşçi kodunu, hesabat dövrünü və saatların kateqoriyasını ayrıca yoxlayın. Uyğunsuzluğu həll etmədən həmin qeydi yekun hesablamaya buraxmayın.

Uzaqdan işləyən komanda üçün vaxt izləmə necə qurulur?

Komandaya bir qeydiyyat yeri, bir son təqdimetmə vaxtı və bir düzəliş yolu verin. Müxtəlif ölkələrdə çalışanlar varsa, saat qurşağını qeyddə göstərin. Həftənin hansı gün bağlandığını da əvvəlcədən razılaşdırın.

Şərti nümunə: onlayn mağazanın dizayneri səhər məhsul şəkilləri, günortadan sonra reklam üzərində işləyir. Ondan hər klik üçün ayrıca qeyd istəməyin. “Məhsul şəkilləri” və “reklam dizaynı” üzrə iş blokları yaratmasını, günün sonunda isə qeydləri yoxlamasını istəyin.

Vaxtı nəticə ilə birlikdə müzakirə edin

İşçi məhsuldarlığı izləmə planında saatla yanaşı təhvil verilən işi, qəbul meyarını və yenidən görülən işi də nəzərə alın. Uzun müddətli qeydi avtomatik olaraq yaxşı nəticə saymayın. Söhbəti “niyə az saat yazmısan?” sualından əvvəl “işin hansı hissəsi çətinləşib?” sualı ilə başlayın.

Başlanğıc sınağa ekran görüntüsü və daimi yer izləməsini daxil etməməyi tövsiyə edərdim. Əvvəl saat qeydinin məqsədinizə çatıb-çatmadığını yoxlayın. Komanda qaydalarını genişləndirmək üçün uzaqdan komandanın idarə edilməsi bələdçisinə keçə bilərsiniz.

Xatırlatmaları işçinin razılaşdırılmış iş vaxtına uyğunlaşdırın. Qeydi artıq təqdim edən şəxsə təkrar mesaj getməməsini yoxlayın. İnternet olmadıqda istifadə olunacaq müvəqqəti qeyd üsulunu da yazın və sonradan əsas cədvəllə tutuşdurun.

Bu həftə sistemi necə sınaqdan keçirə bilərsiniz?

Bir komanda və bir hesabat dövrü ilə başlayın. Aşağıdakı planı başlanğıc təklifi kimi götürün; müddəti öz iş qrafikinizə uyğun dəyişin. Sınağın sonunda uğuru yalnız proqramın açılması ilə qiymətləndirməyin.

1. İlk gün: hazırda saatları necə topladığınızı yazın. Ən çox aydınlaşdırma tələb edən qeydi seçin və onun səbəbini qeyd edin.
2. İkinci gün: sahələri, fasilə qaydasını və məsul şəxsləri müəyyənləşdirin. Komandaya qısa izah göndərin.
3. Üçüncü gün: adi növbə, unudulmuş çıxış və gecə növbəsi ilə sınaq aparın. Bunları sınaq qeydi kimi işarələyin.
4. Dördüncü gün: düzəliş və təsdiqi yoxlayın. Mühasib üçün nümunə fayl çıxarın.
5. Beşinci gün: əməkdaşlardan çətin addımı soruşun. Açıq səhvləri düzəldib növbəti dövr üçün qərar verin.

Nəticəni hansı qeydlərlə qiymətləndirin?

Hesabatı hazırlamağa sərf etdiyiniz vaxtı, natamam qeydləri və işçilərə göndərilən əlavə sualları qeyd edin. Sınaqdan əvvəlki üsulla eyni göstəriciləri müqayisə edin. Qənaət barədə nəticəni yalnız öz ölçmənizdən sonra yazın.

Ən azı bir işçidən bütün prosesi köməksiz tamamlamasını istəyin. Harada dayandığını müşahidə edin və təlimatı həmin addıma görə dəyişin. Təsdiq və mühasibə ötürmə hələ aydın deyilsə, sistemi bütün şirkətə yaymayın.

Təkrar bildiriş, itən qeyd və dayanmış ötürmə ilə qarşılaşsanız, avtomatlaşdırmada tipik nasazlıqlar mövzusunu oxuya bilərsiniz. Hər nasazlıq üçün kimin baxacağını və müvəqqəti işi necə davam etdirəcəyinizi əvvəlcədən yazın.