Biznesdə xərclərin izlənməsi necə avtomatlaşdırılır

Biznesdə xərclərin izlənməsi necə avtomatlaşdırılır sualına praktik cavab belədir: qəbzi tətbiqə yükləyin, oxunan məlumatı yoxlayın və uyğun ödəniş qeydinə bağlayın. QuickBooks qəbz məlumatından yeni xərc yaratmağı və mövcud əməliyyata uyğunlaşdırmağı təsvir edir; öz iş qaydanızda son yoxlamaya məsul şəxs də təyin edin. QuickBooks-un xərc izləmə izahı.

Başlamazdan əvvəl hansı qaydaları yazmalısınız?

Əvvəl qəbzi kimin göndərəcəyini, kimin yoxlayacağını və yekun qeydin harada saxlanacağını müəyyən edin. İlk sınağa bütün şirkəti qoşmayın. Bir xərc növü və bir məsul şəxslə başlayın.

Biznes xərclərinin izlənməsi üçün bu məqsədi yazmağı təklif edirəm: hər xərcin məbləğini, səbəbini və sənədini eyni yerdə tapa bilmək. IRS-in uçot bələdçisi də qeydlərin biznesin gedişini izləmək və maliyyə hesabatlarını hazırlamaq üçün faydasını göstərir. Bu mənbəni Azərbaycan vergi qaydası kimi istifadə etməyin. IRS: qeydlərin saxlanması.

Bir səhifəlik iş qaydası hazırlayın

• Qəbzi alış edən əməkdaş göndərsin.
• Qəbzin yanına alışın biznes məqsədini yazsın.
• Ödənişin şirkət kartı, şəxsi kart və ya nağd olduğunu göstərsin.
• Yoxlayan şəxs məbləği, tarixi və valyutanı sənədlə tutuşdursun.
• Çatışmayan məlumat üçün ayrıca gözləyən qeydlər siyahısı saxlanılsın.

İşçi xərcinin təsdiqi ayrıca qərar olsun. Qəbzin gəlməsi ilə xərcə icazə verilməsini eyni statusda birləşdirməyin. Komandaya qayda yazarkən işçi xərci, limit və təsdiq qeydi bələdçisindən istifadə edə bilərsiniz.

Qəbzin şəkli necə xərc qeydinə çevrilir?

Qəbz skaneri proqramında əvvəl məlumatın çıxarılmasını, sonra yoxlanmasını təşkil edin. OCR ilə qəbz oxumaq dedikdə şəkildəki yazının proqramın işlədə biləcəyi mətnə çevrilməsi nəzərdə tutulur. Bu yazıda skan nəticəsini yoxlanmalı ilkin qeyd kimi qəbul edin.

QuickBooks Self-Employed sənədində fiziki qəbzin şəklindən yeni əməliyyat yaradılması göstərilir. Həmin təlimat nəticəni Unreviewed bölməsində açmağı, kateqoriya seçməyi və lazım gələn düzəlişləri saxlamağı da tələb edir. Bu addımlar məhz həmin məhsula aiddir. Qəbzdən əməliyyat yaratmaq təlimatı.

İlk qəbzi bu ardıcıllıqla yoxlayın

1. Tətbiqdə qəbz çəkmə və ya şəkil yükləmə seçimini açın.
2. Qəbzin bütün kənarları görünən şəkli əlavə edin.
3. Yaranan qeyddə satıcı, tarix, yekun məbləğ və valyutanı tutuşdurun.
4. Alışın məqsədini və uyğun xərc kateqoriyasını yazın.
5. Mövcud ödənişlə əlaqəni yoxlayıb qeydi tamamlayın.

Şərti nümunə: Bakıdakı kafenin əməkdaşı qablaşdırma materialı alır. Qəbzi göndərərkən qeydə “çatdırılma sifarişləri üçün qablar” yazmasını istəyin. Mühasib yoxlayanda alışın nə üçün edildiyini də həmin qeyddə görsün.

Mobil tətbiqlə qəbz şəkli çəkmək üçün ayrıca vaxt gözləməyin: komandanıza bunu alışdan sonra etməyi tapşırın. Amma ilkin sınaqda hər şəkli açıb oxumağa vaxt ayırın. Hansı sahələrin düzəliş istədiyini ayrıca qeyd edin.

Kiçik biznes üçün proqramı necə seçmək olar?

Kiçik biznes üçün xərc izləmə proqramı seçəndə öz qəbzlərinizlə sınaq istəyin. Satış nümayişindəki nümunə ilə kifayətlənməyin. Azərbaycan dilində qəbzi, xarici valyutalı alış sənədini və solğun qəbzi ayrıca yoxlayın.

QuickBooks-u bank əməliyyatları ilə qəbzləri bir yerdə idarə etmək istəyirsinizsə qiymətləndirin. Rəsmi səhifəsi hesab qoşulması, kateqoriya qaydaları və hesabatları təsvir edir; yerli bankınızın dəstəkləndiyini isə ayrıca təsdiqlədin. QuickBooks funksiyaları.

Expensify-ni qəbzdən məlumat çıxarılması üzrə ayrıca sınağa daxil edin. SmartScan sənədi məbləğ, tarix və satıcı məlumatının oxunduğunu, səhv nəticənin əl ilə düzəldilə bildiyini bildirir. Seçimi bu nəticələrin sizin sənədlərdə necə işləməsinə görə edin. Expensify SmartScan izahı.

Pulsuz variantı qiymətləndirərkən qəbz sayı, əməkdaş girişi və hesabat çıxarma şərtlərini soruşun. Burada konkret pulsuz planı tövsiyə etmirəm; ehtiyac siyahınızı götürüb uyğunluğu yoxlayın. Daha geniş seçim üçün mühasibatlıq proqramlarının müqayisəsinə baxın.

Bank əməliyyatlarını və kateqoriyaları necə bağlamalısınız?

Bank hesabını mühasibatlıq proqramına qoşmaq mərhələsində əvvəl hansı hesabın və hansı dövrün gətiriləcəyini müəyyən edin. Bir qəbz üzrə yoxlamanı tamamlamadan bütün köhnə əməliyyatları toplu təsdiqləməyin. Başlanğıc tarixini iş qaydanızda qeyd edin.

Uyğunlaşdırma qəbzi ona aid ödəniş qeydi ilə əlaqələndirməkdir. QuickBooks mövcud əməliyyata uyğunlaşdırma və yeni xərc yaratma imkanlarını təsvir edir. Öz qaydanızda yeni qeyd yaratmazdan əvvəl uyğun əməliyyatın olub-olmadığını yoxlamağı tələb edin. Qəbz və əməliyyat uyğunlaşdırması.

Sadə kateqoriyalarla başlayın

İlkin siyahını mühasiblə razılaşdırın: məsələn, qablaşdırma, çatdırılma, reklam və proqram abunələri. Kateqoriya xərcin aid olduğu qrupdur. Qarışıq alışları satıcının adına əsasən dərhal bir qrupa salmayın.

Şərti nümunə: onlayn mağaza eyni təchizatçıdan həm satış məhsulu, həm ofis ləvazimatı alır. Bu təchizatçının bütün ödənişlərini “ofis xərci” sayan qayda qurmayın. Əvvəl alışın tərkibini yoxlayan addım saxlayın.

Avtomatik kateqoriya qaydasını əvvəl yalnız təklif kimi işlədin. Yoxlayan şəxs uyğunluğu təsdiqlədikdən sonra qaydanın əhatəsini artırmağı düşünün. Hər dəyişiklik üçün qaydanın adını, səbəbini və məsul şəxsi qeyd edin.

Bankda görünən məbləğlə qəbz fərqlidirsə, səbəbini araşdırılmalı məsələ kimi saxlayın. Uyğun görünməsi üçün rəqəmi dəyişməyin. Yoxlama ardıcıllığını qurmaq üçün bank üzləşdirməsi bələdçisinə keçin.

Skaner qəbzi oxumayanda nə etməlisiniz?

Əvvəl şəkli yaxşılaşdırın, sonra çatışmayan sahələri sənəddən yoxlayın. Expensify tarix və yekun məbləğ oxunmadıqda skanın uğursuz ola biləcəyini bildirir. Solğun yazı, bulanıqlıq və kəsilmiş hissələr göstərilən səbəblərdəndir. SmartScan xəta səbəbləri.

Üç ayrı vəziyyət üçün qayda saxlayın

• Şəkil yararsızdır: qəbzi düz səthə qoyub yenidən çəkin.
• Şəkil oxunur, nəticə səhvdir: qeyddəki sahəni orijinalla tutuşdurub düzəldin.
• Orijinal məlumat da bilinmir: qeydi gözləməyə keçirin və sənədi təqdim edəndən dəqiqləşdirmə istəyin.

Naməlum məbləği sıfırla əvəz etməyin. Öz iş siyahınızda “məbləğ dəqiqləşdirilməlidir” yazın və məsul şəxsi göstərin. Gözləyən qeydin yekun hesabata necə təsir edəcəyini mühasiblə razılaşdırın.

Əl ilə düzəliş edəndə ilkin qəbz şəklini saxlayın. Düzəlişin səbəbini də qısa yazmağı komanda qaydasına əlavə edin. Beləcə sonrakı baxış üçün hansı rəqəmin nə əsasında seçildiyini qeyd etmiş olarsınız.

Məlumatın oxunması üzrə daha geniş yoxlama vərdişi yaratmaq istəyirsinizsə, OCR çıxarışını orijinalla tutuşdurmaq məşqindən istifadə edin. Öz sınağınıza ən azı bir çətin oxunan sənəd daxil edin.

Həftəlik xərc hesabatı necə hazırlanır?

Hesabatı əvvəl yoxlanmış qeydlərdən hazırlayın, gözləyənləri ayrıca göstərin. Mühasibatlıq avtomatlaşdırması üçün həftəlik baxış vaxtı təyin edin. Həmin görüşdə həm xərclərə, həm tamamlanmamış sənədlərə baxın.

Hesabat üçün bu sahələri seçin

• Tarix, satıcı, məbləğ və valyuta.
• Xərc kateqoriyası və alışın məqsədi.
• Ödənişi edən şəxs və istifadə olunan hesab.
• Qəbzə istinad və yoxlama statusu.
• Açıq sual, məsul şəxs və növbəti addım.

Fərqli valyutaları bir məbləğ kimi toplamayın. İlkin hesabatda onları ayrı göstərin; çevirmə lazımdırsa istifadə ediləcək qaydanı mühasibdən alın. Komandaya təqdim edilən cədvəldə hansı valyutadan danışıldığını başlıqda yazın.

Şərti nümunə: marketinq komandasının həftəlik cədvəlində reklam, nəqliyyat və proqram abunələri ayrı göstərilir. Bir qəbz çatışmırsa, həmin sətirə məsul əməkdaşın adını və sənədin tələb olunduğunu yazın. Sənədsiz sətri yoxlanmış kimi bağlamayın.

İlk həftə üçün belə plan qurun: əvvəl sahələri və məsul şəxsi müəyyən edin, sonra real qəbzləri yükləyin, həftənin sonunda nəticəni mühasiblə yoxlayın. Sınaqda düzəliş tələb edən qeydləri sayın. Yoxlama vaxtını da iş yükünə daxil edin.

Hesabatdan sonra bir qərar seçin: təkrarlanan abunəni yoxlamaq, çatışmayan sənədləri toplamaq və ya kateqoriya qaydasını daraltmaq. Növbəti addım üçün kiçik biznesdə xərcləri azaltmaq planına baxın.