Bu funksiya sizin iclasınıza uyğundurmu?

Əvvəl iki məsələni dəqiqləşdirin: görüşü təşkil edən hesabın uyğunluğu və komandanın danışacağı dil. Google bu funksiya üçün uyğun Google Workspace buraxılışı və ya Google AI planı tələb edir. Deməli, sadəcə Meet istifadə etməyiniz funksiyanın hesabınızda olmasına zəmanət vermir. Hesab tələbləri burada göstərilir.

Bu məqalədə Gemini dedikdə Meet daxilində qeydləri hazırlayan süni intellekt köməkçisi nəzərdə tutulur. “Take notes for me” həmin avtomatik qeyd funksiyasının adıdır; Google Docs nəticə sənədinin, Google Drive isə onun saxlandığı yerin adıdır. Bu əlaqə qeyd funksiyasının təlimatında izah olunur.

Azərbaycan dilində iclas keçirirsinizsə

Dəstəklənən dillər ingilis, fransız, alman, italyan, yapon, Koreya, portuqal və ispan dilləridir. Funksiya bir iclasda eyni vaxtda bir dili dəstəkləyir; qarışıq dilli danışıq dəstəklənmir. Azərbaycan, türk və rus dilləri bu siyahıda yoxdur. Dil məhdudiyyətlərinə baxın.

Mənim tövsiyəm: yalnız qeyd aləti işləsin deyə komandanı rahat danışmadığı dilə keçirməyin. Bakıdakı mağazanızın əməkdaşları Azərbaycan dilində müzakirə aparırsa, bir nəfərə qərarları yazmaq tapşırın. Sonradan həmin yazılı qeydləri redaktə etmək üçün ayrıca iş üsulu seçin; bunun Meet-də Azərbaycan dilinin dəstəklənməsi demək olmadığını nəzərə alın.

Dil seçiminə daha geniş baxmaq üçün Azərbaycan dilində AI istifadəsi bələdçisini oxuya bilərsiniz. İlk sınağın məqsədini də yazın: məsələn, görüşdən sonra kimin nə edəcəyini aydın görmək. Məqsədi “Gemini-ni sınamaq” kimi saxlamayın.

Google Meet-də avtomatik qeydi necə başlatmaq olar?

İlk sınaqda qeydi görüşün içindən əl ilə başladın. Beləliklə, dil və paylaşım seçimlərini əvvəlcədən yoxlamaq üçün ayrıca dayanmış olacaqsınız. Kompüterdə düymələrin ardıcıllığı Google-un istifadə təlimatına əsasən belədir:

1. İstifadə edəcəyiniz hesabla Meet görüşünə qoşulun.
2. Ekranın yuxarı sağ hissəsində “Take notes for me” seçin.
3. “Settings” bölməsində görüş dilinə və qeydlərin kimə göndəriləcəyinə baxın.
4. İştirakçılara qeyd funksiyasını işə salacağınızı deyin.
5. “Start taking notes” düyməsini basın.

Host Management, yəni təşkilatçının görüşə nəzarət funksiyası aktivdirsə, qeydi başlatmaq və dayandırmaq səlahiyyəti təşkilatçı və köməkçi təşkilatçılarda olur. Buna görə düyməyə çıxışınız yoxdursa, əvvəl görüşün təşkilatçısına müraciət edin. Səlahiyyət qaydası bunu ayrıca göstərir.

Görüşdən əvvəl Calendar-da hazırlamaq

Planlı görüş üçün Calendar tədbirini redaktə edin, Google Meet əlavə edin və “Video call options” bölməsinə keçin. “Meeting records” daxilində “Take notes with Gemini” seçimini işarələyin. Dil və paylaşım parametrlərini də burada hazırlamaq mümkündür. Calendar üzrə addımlar bu ardıcıllığı təsdiqləyir.

Başlamazdan əvvəl sadə bir cümlə hazırlayın: “Görüşün qərarlarını toplamaq üçün avtomatik qeydi açıram; yekun sənədi yoxlayıb paylaşacağıq.” Bu, mənim təklif etdiyim məlumatlandırma nümunəsidir. Sənədi kimin yoxlayacağını da elə həmin anda müəyyən edin.

Görüşün gündəliyini üç konkret suala endirin: nəyi seçirik, hansı məlumat çatışmır, kim hansı işi götürür? Hazırlıq üçün effektiv iclas bələdçisindən istifadə edin. Qeyd funksiyasını aktivləşdirməkdən əvvəl görüşün nəticəsini təsvir edə bilin.

Dil və paylaşım tənzimləmələrini necə seçmək lazımdır?

Paylaşımı sənədi həqiqətən oxumalı olan adamlara görə seçin. Google üç seçim verir: bütün dəvətlilər, yalnız təşkilat daxilindəki dəvətlilər və yalnız təşkilatçı ilə köməkçi təşkilatçılar. Bu seçimlər Calendar və Meet tənzimləmələrində göstərilir.

Cədvəldəki son sütun seçim üçün tövsiyədir. İlk iki sütunun əsaslandığı rəsmi paylaşım qaydasını komandanızın vəziyyəti ilə tutuşdurun.

Dəvət olunanla iştirak edən eyni siyahı deyil

Google-un izahına görə “invited guests” iclasa gələnləri deyil, Calendar dəvətində olanları bildirir. Ona görə görüşə qoşulmayan bir adamı da paylaşım qərarında nəzərə almalısınız. Bu fərq rəsmi təlimatda vurğulanır.

İlk sınaqda qeydləri yalnız təşkilatçılara açmağı məsləhət görürəm. Yoxlamadan sonra lazım olan hissəni paylaşın. Komandada bu qaydanı yazılı saxlamaq üçün AI və məlumat məxfiliyi bələdçisindən yararlanın.

“Meeting language” sahəsini danışacağınız dilə uyğun qurun. Qısa və daha ətraflı qeyd üçün “Standard” və “Longer” seçimləri də mövcuddur; bəzi əlavə bölmə tənzimləmələri yalnız Beta istifadəçilərinə açıqdır. Beta funksiyanın məhdud istifadəçi qrupu üçün sınaq mərhələsidir. Qeyd seçimlərini burada yoxlayın.

Gemini qeydləri harada saxlanılır və necə yoxlanılır?

Görüş bitəndən sonra təşkilatçının Google Drive hesabında “Google Meet” qovluğunu yoxlayın. Cari təlimata görə qeydlər həmin görüş üçün yaradılmış alt qovluqda saxlanılır; sənəd Calendar tədbirinə də əlavə olunur. Təşkilatçıya e-poçtla keçid göndərilir. Saxlanma və giriş qaydası burada verilib.

Calendar-da sənəd əlavəsini görmək onu açmaq icazəsi demək deyil. Giriş ayrıca paylaşım seçimlərindən asılıdır. Müştəri sənədi aça bilmirsə, əvvəl sənədin icazələrini yoxlayın. Google bu fərqi ayrıca izah edir.

Sənədi iş siyahısına çevirmək

Mən qeydləri birbaşa yekun iclas protokolu kimi göndərməyi məsləhət görmürəm. Google da xülasənin natamam və ya səhv ola biləcəyini bildirir. Mümkün problemlər bölməsinə əsaslanaraq əvvəl bu yoxlamanı aparın:

• Təklif edilmiş fikir səhvən qəbul olunmuş qərar kimi yazılmayıb?
• Tapşırığı götürən şəxsin adı düzgündür?
• Son tarix həqiqətən razılaşdırılıb?
• Məbləğ, məhsul adı və sifariş şərti düzgün qeyd olunub?
• Açıq qalan sual səhvən bağlanmış məsələ kimi görünmür?

Boş qalan xanaları təxminlə doldurmayın. “Məsul şəxs dəqiqləşdirilməlidir” yazın və həmin işi komanda ilə aydınlaşdırın. Qeydlərdən qərar və tapşırıq çıxarmaq üçün iclas qeydlərinin avtomatlaşdırılması bələdçisi növbəti addımdır.

Yekun sənədin əvvəlində üç qısa sətir saxlamağı təklif edirəm: təsdiqlənmiş qərarlar, görüləcək işlər, cavab gözləyən suallar. Oxuyan adam bütün müzakirəni yenidən oxumadan öz işini tapa bilsin.

Kiçik biznesdə ilk sınağı necə aparmaq olar?

Bir real görüş seçin, amma müştəri qarşısında vacib təqdimatı ilk sınağa çevirməyin. Əvvəl komanda daxilində dil, giriş icazəsi və sənədin yoxlanması qaydasını sınamağı məsləhət görürəm. Sınağa cavabdeh bir nəfər təyin edin.

Şərti nümunə: Bakı kafesinin reklam görüşü

Tutaq ki, kafe sahibi ingiliscə rahat danışan xarici dizaynerlə yeni menyunu müzakirə edir. Bu, izah üçün qurulmuş nümunədir, real müştəri hekayəsi deyil. Görüşdən əvvəl sahibi menyu fotosu, çap faylı və təsdiq tarixi barədə sualları hazırlayır.

Qeyd almağı başladandan sonra hər razılaşmanı ayrıca səsləndirməyi təklif edirəm: “Çap ölçüsünü mən göndərəcəyəm. Dizayner maketi hazırlayacaq. Təsdiq tarixi hələ seçilməyib.” Burada məqsəd söhbəti süni şəkildə dəyişmək deyil, razılaşmanı hamı üçün aydınlaşdırmaqdır.

Görüşdən sonra sahibi qeydləri öz yaddaşı və dizaynerin təsdiqi ilə tutuşdursun. Tarix razılaşdırılmayıbsa, sənəddə tarix görünməməlidir. Sonra yalnız təsdiqlənmiş işləri paylaşsın; ehtimalları ayrıca sual kimi saxlasın.

Sınağın faydasını necə qiymətləndirmək olar?

• Əvvəlki görüşdə yekun qeydi hazırlamağa sərf etdiyiniz vaxtı yazın.
• Bu dəfə sənədi yoxlamaq və düzəltmək üçün sərf olunan vaxtı qeyd edin.
• Buraxılmış qərarları və yanlış tapşırıqları ayrıca sayın.
• Komandadan öz növbəti addımını sənəddən tapa bilib-bilmədiyini soruşun.

Bunlar tövsiyə edilən ölçülərdir, gözlənilən nəticə vədi deyil. Sənədi yenidən yazmaq lazım gəlirsə, əvvəl dilə və görüşün quruluşuna baxın. Qeydlərin sonrakı redaktəsi üçün Google Docs-da Gemini bələdçisinə keçə bilərsiniz.

Düymə görünmürsə və ya qeyd zəifdirsə nə etməli?

Problemi hesab, icazə və nəticə olaraq ayrı yoxlayın. Google düymənin əlçatan olmamasının mümkün səbəbləri arasında təşkilatçının uyğun planının olmamasını, administrator ayarlarını və söndürülmüş smart funksiyaları göstərir. Rəsmi problem həlli siyahısı ilk yoxlama yeriniz olsun.

1. Görüşü kimin yaratdığını müəyyən edin və həmin hesabın uyğunluğunu yoxlatdırın.
2. İş hesabıdırsa, administratora konkret olaraq “Take notes for me” funksiyasını soruşun.
3. Host controls aktivdirsə, təşkilatçıdan qeydi başlatmasını istəyin.
4. Nəticə zəifdirsə, seçilmiş dillə danışılan dili tutuşdurun.
5. Qərarları əl ilə tamamlayın və növbəti sınaqda yalnız müəyyən etdiyiniz problemi dəyişin.

Bütün gələcək görüşlər üçün avtomatik qeyd seçimi də mövcuddur: Meet ayarlarında “Meeting records” bölməsindən idarə edilir. Avtomatik başlatma təlimatına baxın. Mən bu seçimi ilk uğurlu sınaqdan və komanda qaydası razılaşdırılandan sonra açmağı tövsiyə edirəm.