Qurulumdan əvvəl nəyi hazırlamaq lazımdır?

Əvvəl xəbərdarlıq almaq istədiyiniz məhsulları və onların faktiki qalığını yazın. İlk sınaq üçün ən çox diqqət tələb edən kiçik bir məhsul qrupu seçməyi tövsiyə edirəm. Bütün kataloqu eyni gündə qurmağa çalışmayın.

Bu məqalədə stok dedikdə satış üçün mövcud məhsul sayını nəzərdə tuturuq. Minimum stok həddi isə işçiyə alış ehtiyacını yoxlamağı xatırladan saydır. Onu anbarda həmişə saxlamalı olduğunuz dəyişməz miqdar kimi qəbul etməyin.

Başlanğıc siyahınızda bunlar olsun

• Məhsulun adı və onu ayırd edən kodu.
• Rəng və ölçü kimi ayrıca izlənəcək variantlar.
• Məhsulun olduğu mağaza və ya anbar.
• Faktiki qalıq və sistemdə görünən qalıq.
• Son satış qeydləri və təchizatçının çatdırılma müddəti.
• Bildirişə baxacaq məsul şəxs və onu əvəz edən əməkdaş.

SKU ifadəsinə rast gəlsəniz, bunu məhsulu tanımaq üçün istifadə etdiyiniz daxili kod kimi oxuyun. Məsələn, hipotetik geyim mağazasında qara köynəyin M ölçüsünə ayrıca kod verin. Sınaqda ümumi köynək sayını deyil, məhz həmin variantı izləyin.

Qalıq qeydləriniz hələ pərakəndədirsə, əvvəl anbar və stok idarəetməsi bələdçisi ilə uçot qaydasını müəyyən edin. Hər satışın, qaytarmanın və anbara girişin kim tərəfindən qeyd ediləcəyini yazılı razılaşdırın.

Minimum stok həddini necə təyin etmək olar?

Həddi təchizat gələnədək gözlədiyiniz satışa və əlavə ehtiyat ehtiyacına görə seçin. Bunu başlanğıc hesabı kimi istifadə edin, sonra öz qeydlərinizlə yeniləyin. Hamıya uyğun vahid hədd axtarmayın.

Sadə iş üsulu belədir: çatdırılmanı gözlədiyiniz müddətdə satılması gözlənilən miqdarı hesablayın, üstünə seçdiyiniz ehtiyatı əlavə edin. Burada ehtiyat dedikdə gecikmə və gözləniləndən çox satış üçün ayırdığınız əlavə məhsulu nəzərdə tuturam.

Təchizatçıdan çatdırılma müddətini, sifariş günlərini və minimum alış miqdarını yazılı dəqiqləşdirin. Bu söhbət üçün topdan təchizatçı seçimi bələdçisindən də istifadə edə bilərsiniz. Xəbərdarlıq həddini sifariş verəcəyiniz miqdarla qarışdırmayın; alış miqdarını ayrıca qərarlaşdırın.

Hansı proqramda bildiriş necə qurulur?

Əvvəl mövcud mağaza sisteminizin imkanını yoxlayın. Təkcə bildiriş almaq üçün platforma dəyişməyi ilk addım seçməzdim. Yeni mağaza qurursunuzsa, Shopify və WooCommerce müqayisəsinə ümumi seçim mərhələsində baxın.

WooCommerce: email bildirişini aktivləşdirin

WooCommerce-in məhsul parametrləri sənədində qurulum belə göstərilir:

1. WooCommerce → Settings → Products → Inventory bölməsini açın.
2. Enable stock management seçimini aktivləşdirin.
3. Enable low stock notifications seçimini işarələyin.
4. Lazımdırsa, Enable out of stock notifications seçimini də aktivləşdirin.
5. Notification recipient(s) sahəsinə alıcı email ünvanlarını yazın. Bir neçə ünvanı vergüllə ayırın.
6. Low Stock Threshold və Out Of Stock Threshold sahələrini məqsədinizə uyğun doldurun.

Həmin sənədə görə stok idarəetməsi söndürüləndə sistem məhsul sayını saxlamır. Aşağı stok emaili seçilmiş saya çatanda göndərilir. Qurulumdan sonra məhsulun sayını və alıcı ünvanını ayrıca yoxlayın; yalnız bildiriş xanasını işarələməklə kifayətlənməyin.

Shopify: Flow və ya xəbərdarlıq tətbiqi seçin

Shopify-in inventar təlimatı aşağı stok bildirişləri üçün Shopify Flow və ya inventar xəbərdarlığı tətbiqindən istifadəni göstərir. Flow mağazadakı işləri qaydalarla avtomatlaşdırmağa imkan verən alətdir. Mənbədə konkret Flow düymələrinin tam ardıcıllığı verilmədiyi üçün onu burada uydurmuram.

Qurulumu edəcək şəxsə konkret tapşırıq verin: hansı məhsul izlənəcək, hansı hədd yoxlanacaq və nəticə kimə çatacaq? Seçilən tətbiqdə və ya Flow axınında bu tələbləri bir məhsulla sınayın. Anbar və variant seçimini görmədən bütün kataloq üçün qaydanı aktivləşdirməyin.

Square: paneldən məhsulları seçin

Square-in rəsmi qurulum təlimatına görə eyni məkandakı məhsullar üçün Dashboard → Items bölməsinə daxil olun. Məhsulları işarələyin, Actions → Update low stock alert seçin, həddi yazıb Update düyməsini basın.

Square xəbərdarlığı qalıq həddən aşağı düşəndə yaradır. Email isə məkanın təyin edilmiş bağlanış vaxtından 90 dəqiqə sonra göndərilir; fərqli məkanlar üçün ayrıca email nəzərdə tutulur. Buna görə sınaqdan əvvəl iş saatlarını yoxlayın və dərhal email gözləməyin. Bu qaydalar Square sənədində açıqlanır.

Buradakı Square nümunəsini mövcud Square hesabı ilə işləyən biznes üçün nəzərdə tutun. Azərbaycanda yeni sistem seçirsinizsə, hesabınıza və fəaliyyət yerinizə uyğunluğu ayrıca dəqiqləşdirin.

Bildirişdə nə yazılsın və kim cavabdeh olsun?

Bildiriş alan şəxsin növbəti addımını əvvəlcədən müəyyən edin. Mən belə qayda qoymağı tövsiyə edirəm: məsul əməkdaş qalığı yoxlayır, artıq verilmiş alış sifarişinə baxır və lazım olan qərarı qeydə alır.

Mesaj mətnini dəyişmək mümkündürsə, aşağıdakı şablondan istifadə edin. Mümkün deyilsə, çatışmayan məlumatları daxili stok siyahısında saxlayın. Bütün proqramların eyni mesaj sahələrini dəstəklədiyini fərz etməyin.

Bildirişin cavabını “baxıldı” ilə bağlamayın. “Sifariş verildi”, “yolda olan mal gözlənilir” və ya “alış dayandırılıb” kimi aydın qeyd tələb edin. Bu qeydi harada saxlayacağınızı sifarişdən çatdırılmaya iş axını ilə uyğunlaşdırın.

Məsul şəxs işdə olmayanda kimin baxacağını da yazın. İki nəfəri alıcı etmək istəyirsinizsə, əsas qərarı hansının verdiyini ayrıca müəyyənləşdirin. Eyni məhsul üçün paralel alış qərarı verilməməsini sınağın qəbul şərtlərinə daxil edin.

Avtomatik xəbərdarlığın işlədiyini necə yoxlamaq olar?

Canlı müştəri sifarişinə toxunmadan sınaq məhsulu ilə yoxlama aparın. İlkin qalığı qeyd edin və sınaq bitəndə uçotu əvvəlki düzgün vəziyyətinə qaytarın. Məqsəd yalnız emailin gəlməsini deyil, işçinin nə edəcəyini də görməkdir.

1. Həddən yuxarı vəziyyəti yoxlayın. Gözləmədiyiniz xəbərdarlıq yaranıb-yaranmadığını qeyd edin.
2. Həddə enin. Say tam həddə çatanda nəticəni yazın.
3. Həddən aşağı düşün. Xəbərdarlığın hansı dəyişiklikdə yarandığını yoxlayın.
4. Stokun bitməsini sınayın. Ayrı bildiriş seçmisinizsə, onun da alıcıya çatmasını yoxlayın.
5. Qalığı bərpa edib yenidən azaldın. Növbəti hadisədə qaydanın necə işlədiyini görün.
6. Məsul şəxsdən cavab alın. Hansı məhsulu, hansı anbarda və niyə yoxlamalı olduğunu izah edə bilməlidir.

Eyni həddi bütün proqramlarda eyni cür yozmayın. WooCommerce sənədində həddə çatmaq, Square sənədində isə həddən aşağı düşmək göstərilir. Bu fərqi WooCommerce parametrləri və Square xəbərdarlıq qaydası ilə tutuşdurun.

Email gəlmirsə, əvvəl aktivləşdirilən qaydanı, məhsulun izlənən sayını və alıcı ünvanını yoxlayın. Sonra spam qovluğuna və gözlənilən göndərilmə vaxtına baxın. Axının harada dayandığını ayıra bilmirsinizsə, işləməyən avtomatlaşdırmanın yoxlama ardıcıllığından istifadə edin.

Sınaq qeydi saxlayın

Qeyddə məhsulu, əvvəlki və sonrakı qalığı, dəyişiklik vaxtını, gözlənilən bildirişi və faktiki nəticəni yazın. Təkrar email gəlirsə, hansı dəyişiklikdən sonra gəldiyini də əlavə edin. Alətdə təkrarı məhdudlaşdıran imkan varsa, onu ayrıca sınayın; mövcud olduğunu əvvəlcədən qəbul etməyin.

Bu həftə sistemi necə işə salmaq olar?

İlk həftə üçün məqsədi kiçik saxlayın: seçilmiş məhsullar üzrə xəbərdarlıq gəlsin və məsul şəxs alış qərarını qeyd etsin. Aşağıdakı ardıcıllığı komandanızın iş qrafikinə yerləşdirin.

• Əvvəl faktiki qalığı sayın və məhsul siyahısını dəqiqləşdirin.
• Sonra təchizat müddətini öyrənib başlanğıc hədləri yazın.
• Mövcud platformada bildirişləri və alıcıları qurun.
• Sınaq hallarını icra edin, anlaşılmayan mesajları düzəldin.
• Həftənin sonunda məsul şəxslə qeydləri nəzərdən keçirin.

İlk qiymətləndirmədə üç suala cavab axtarın: xəbər düzgün məhsul üçün gəldi, vaxtında görüldü və qərar qeyd edildi? Cavabsız qalan bildirişləri ayrıca sayın. Sistemi genişləndirməzdən əvvəl həmin boşluğu aradan qaldırın.