Əvvəl hansı Excel işini avtomatlaşdırmalı?

Başlanğıc üçün qaydası aydın, nəticəsini özünüz yoxlaya bildiyiniz işi seçin. Faylın ən mürəkkəb hissəsini sonraya saxlayın. Seçdiyiniz tapşırığın girişini və gözlədiyiniz nəticəni bir cümlədə yazın.

Bu məqalədə avtomatlaşdırma dedikdə əvvəlcədən müəyyən etdiyiniz addımların təkrar icrasını nəzərdə tuturuq. Süni intellekt üçün AI qısaltmasını işlədəcəyik. Əsas anlayışları dəqiqləşdirmək istəyirsinizsə, süni intellekt bələdçisindən başlayın.

İlk tapşırıq üçün seçim cədvəli

Şərti nümunə: Bakıdakı bir kafenin sahibi günün sonunda satış faylını nəzərdən keçirir. İlk tapşırıq kimi ödəniş üsullarının fərqli yazılışlarını siyahıya almağı seçsin. Hələlik qeydlər dəyişdirilməsin; əvvəl hansı yazılışların birləşdirilməli olduğunu sahibkar təsdiqləsin.

Seçimə vaxt sərf edəndə özünüzə belə sual verin: nəticə səhv çıxsa, bunu hansı qeydlə tutuşduracağam? Cavabınız yoxdursa, əvvəl həmin yoxlama mənbəyini hazırlayın. Kiçik biznesdə Excel avtomatlaşdırması üçün ilk qəbul meyarınız bu olsun.

Excel-də Copilot necə işləyir?

Copilot ilə başlamaq üçün ona konkret iş və yoxlama qaydası verin. Microsoft-un izahında skill təkrarlanan tapşırıq üçün köməkçiyə verilən təlimat paketidir; seçim Copilot panelində Add menyusundan aparılır və uyğun bacarıq @ işarəsi ilə çağırıla bilər. Microsoft-un istifadə qaydası.

İlk görüşdə bütün imkanları öyrənməyə çalışmayın. Öz hesabınızda görünən seçimlərdən birini tapın və sınaq nüsxəsində işləyin. Excel daxilində AI mövzusunun ümumi çərçivəsi üçün Excel-də süni intellekt bələdçisinə baxın.

Məlumat yoxlaması üçün ilk sorğu

Bu satış cədvəlində fərqli yazılmış filial adlarını, boş tarixləri və təkrar görünən sifariş nömrələrini araşdır. Hələ heç nəyi dəyişmə. Hər problem üçün sətir nömrəsini, mövcud dəyəri və təklif etdiyin düzəlişi göstər. Qərar vermək üçün məlumat çatmırsa, bunu ayrıca qeyd et.

Microsoft @clean-data bacarığının boşluq, tarix, təkrar dəyər və məlumat formatı problemlərini yoxladığını bildirir. Bu imkan mərhələli təqdim olunur, ona görə hər hesabda görünməyə bilər. Bacarıqlar və mövcudluq qeydləri.

1. Əvvəl sınaq üçün ayrıca nüsxə hazırlayın.
2. İşlənəcək vərəqi və sütunları dəqiq göstərin.
3. Dəyişiklikdən əvvəl problem siyahısı istəyin.
4. Təklifləri ilkin qeydlərlə tutuşdurun.
5. Qəbul etdiyiniz düzəlişləri ayrıca qeyd edin.

Sorğuda “cədvəli təmizlə” yazmaq əvəzinə hansı fərqləri araşdırmaq istədiyinizi deyin. Məsələn, məhsul kodundakı başlanğıc sıfırın qorunmasını ayrıca şərt kimi yazın. Heç bir rəqəmi mənasını yoxlamadan sadələşdirməyə razı olmayın.

AI ilə yazılmış düsturu və hesabatı necə yoxlamalı?

Düsturu qəbul etməzdən əvvəl onun hansı qeydləri hesablamalı olduğunu yazın. Excel formullarını AI ilə yazmaq tapşırığında mənim tövsiyəm budur: əvvəl qayda, sonra düstur, sonda gözlənilən cavabı məlum olan sınaq.

Prompt, yəni alətə yazdığınız tapşırıq, sütun adlarını və istisnaları göstərsin. Daha çox quruluş nümunəsi üçün Excel üçün hazır promptlara baxın. Buradakı nümunəni isə öz faylınıza uyğunlaşdırmadan göndərməyin.

Düstur istəmək üçün köçürülə bilən mətn

A sütununda tarix, B sütununda filial, C sütununda məbləğ, D sütununda status var. Seçilmiş dövrdə yalnız tamamlanmış sifarişləri toplamaq istəyirəm. Başlanğıc və son tarix daxil olsun. Boş tarixli qeydləri ayrıca yoxlama siyahısına çıxar. Düsturu, istifadə etdiyi xanaları və yoxlama nümunələrini göstər. Faylı görmürsənsə, gördüyünü iddia etmə.

Şərti sınaq: ayrıca kiçik cədvələ tamamlanmış sifariş, ləğv edilmiş sifariş, dövrdən kənar sifariş və boş tarixli qeyd əlavə edin. Hər sətrin hesabata daxil olub-olmayacağını əvvəl kağızda işarələyin. Sonra düsturun nəticəsi ilə tutuşdurun.

• Dövrün ilk və son gününü ayrıca sınayın.
• Məbləği boş olan qeydin necə göstərildiyini yoxlayın.
• Təkrar sifariş nömrəsinin araşdırılmasını tələb edin.
• Filial cəmlərini ümumi cəmlə müqayisə edin.
• Yeni sətir əlavə etdikdən sonra nəticəni yenidən yoxlayın.

Hesabatı qəbul edərkən yalnız yekun rəqəmə baxmayın. İcmala daxil edilən qeydlərin siyahısını da saxlayın. Fərq yarananda onu konkret sifarişə qədər izləməyi qəbul şərtinə çevirin.

Excel hesabatlarını avtomatlaşdırmaq istəyən komandaya ayrıca “hesabat qaydası” vərəqi açmağı tövsiyə edirəm. Burada dövrü, statusları, valyutanı, qaytarılmış sifarişlərin işlənməsini və təsdiqləyən şəxsi yazın. Növbəti həftə eyni qaydanın tətbiq edildiyini həmin vərəqdən yoxlayın.

Excel-i digər proqramlarla avtomatik necə birləşdirmək olar?

Əvvəl məlumatın haradan gəldiyini və Excel-də hansı sütuna yazılacağını müəyyən edin. Zapier forma cavablarının Excel-ə əlavə edilməsi, yenilik bildirişləri və proqramlar arasında məlumat ötürülməsi nümunələri təqdim edir. Zapier-in Excel avtomatlaşdırma nümunələri.

İnteqrasiya iki proqram arasında məlumat bağlantısıdır. Bu bağlantını planlayarkən “yeni müraciət gələndə nə edilməlidir?” sualına konkret cavab yazın. AI təhlilinə ehtiyac olub-olmadığını bundan sonra qərarlaşdırın.

Kiçik onlayn mağaza üçün şərti axın

Fərz edək ki, mağaza sifariş sorğularını forma ilə toplayır. Sınaq axını belə planlansın: yeni cavab alınır, tələb olunan sahələr yoxlanır, sonra Excel-də uyğun sətir hazırlanır. Satış əməkdaşı qeydi nəzərdən keçirib sifarişin statusunu təsdiqləsin.

1. Formadakı ad, məhsul, say və qeyd nömrəsini Excel sütunları ilə uyğunlaşdırın.
2. Hansı sahə boş olduqda işi saxlamaq lazım olduğunu yazın.
3. Eyni qeyd nömrəsi yenidən gəlsə, yeni sətir yaratmamaq qaydasını qurub sınayın.
4. Səhv baş verəndə xəbər alacaq şəxsi müəyyən edin.
5. Sınaq müraciətini mənbədən son sətirə qədər izləyin.

Bağlantını quran şəxsdən sizə yalnız işləyən nümunə göstərməsini istəməyin. Çatışmayan məhsul kodu və təkrar göndərilmiş müraciət də sınansın. Hər iki vəziyyətin nəticəsini təhvil qeydinə əlavə etdirin.

Ümumi prosesin addımlarını qurmaq üçün AI iş axını bələdçisindən istifadə edin. İlk layihədə yalnız bir mənbə və bir nəticə cədvəli seçməyi tövsiyə edirəm. Digər proqramları bu əlaqəni yoxladıqdan sonra əlavə edin.

AI mühasibat hesabatını necə hazırlamağa kömək edir?

AI-dan ilkin hesabat və fərqlərin siyahısını istəyin, son təsdiqi mühasibə verin. Microsoft maliyyə hesabatı, üzləşdirmə və büdcə bacarıqlarını təsvir edir, lakin mühasibat bacarıqlarının Frontier proqramına mərhələli verildiyini və nəticələrin yoxlanmalı olduğunu bildirir. Microsoft-un maliyyə imkanları və məhdudiyyətləri.

Üzləşdirmə eyni əməliyyatın müxtəlif qeydlərdə uyğun gəlib-gəlmədiyini tutuşdurmaqdır. Sınaqda məbləğlə yanaşı sənəd nömrəsi və tarix üzrə də yoxlama istəyin. Naməlum fərqləri avtomatik düzəlişə çevirməyin.

Hesabat tapşırığında nə yazmalı?

Verilmiş dövrün məlumatından ilkin idarəetmə hesabatı hazırla. Hər yekunun hansı mənbə qeydlərindən alındığını göstər. Uyğunlaşdırılmayan əməliyyatları ayrıca saxla. Çatışmayan məlumatı özündən tamamlama. Təklif olunan düzəlişləri mövcud rəqəmlərdən ayır və təsdiqləyən şəxs üçün suallar yaz.

Şərti nümunə: xidmət şirkətinin cədvəlində faktura və ödəniş qeydləri var. Mühasibdən əvvəl hansı ödənişin hansı fakturaya aid olduğunu təsdiqləməsini istəyin. Sonra qalan məbləğlər əsasında hazırlanmış icmalı qəbul edin.

AI ilə maliyyə hesabatı hazırlayarkən faktiki nəticələri və gələcək fərziyyələri ayrı vərəqlərdə saxlayın. Proqnoz üçün satış həcmi və xərc barədə qəbul etdiyiniz şərtləri yazın. Yekunu oxumaq üçün maliyyə hesabatı bələdçisinə baxın.

Bu həftə hansı nəticəni hədəfləməli?

Həftənin sonunda təkrar işlədə biləcəyiniz bir tapşırıq və onun yoxlama qaydası hazır olsun. Nəticəni “AI işlədi” cümləsi ilə qəbul etməyin. Hansı girişlə, hansı qaydaya görə düzgün nəticə alındığını qeyd edin.

• İlk gün bir tapşırıq seçin və hazırda sərf etdiyiniz vaxtı ölçün.
• Sonra sınaq nüsxəsini və gözlənilən nəticəni hazırlayın.
• Növbəti mərhələdə sorğunu işlədib düzəlişləri qeyd edin.
• Başqa dövrün məlumatı ilə eyni qaydanı yenidən sınayın.
• Sonda hazırlıq, yoxlama və düzəliş vaxtını birlikdə müqayisə edin.

Komandadan bir nəfəri qaydanın sahibi seçin. Sütun adı və ya hesabatın məqsədi dəyişəndə həmin şəxs sınağı yeniləsin. İş faylı paylaşılarkən kimlərin hansı məlumatı görə biləcəyini də əvvəlcədən müəyyən edin.