Delegasiya nə üçün vacibdir?

Delegasiya işin icrasını komandanın başqa üzvünə həvalə etməkdir. Rəhbər yenə keyfiyyət və vaxtında tamamlanma üzrə nəzarətdə iştirak edir. Bu bölgü sahibkara daha vacib işlər üçün vaxt ayırmağa kömək edə bilər. BetterUp delegasiyanı bu şəkildə izah edir.

Öz siyahınıza baxın və hər tapşırığın yanında bir sualı cavablandırın: bunu mütləq mən etməliyəm, yoxsa sadəcə indiyə qədər mən etmişəm? İkinci qrupa düşən işləri ayrıca qeyd edin. İlk həvalə edəcəyiniz işi həmin siyahıdan seçin.

İşin sahibini aydın göstərin

Şərti nümunə: Bakıdakı kiçik kafedə sahibkar hər axşam qablaşdırma materiallarını özü sayır. İlk sınaqda növbə rəhbərinə sayımı və çatışmayan məhsulların siyahısını verin. Təchizatçı dəyişmək və alış məbləğini artırmaq qərarını isə ayrıca razılaşdırın.

Komandaya kimin nə etdiyini də bildirin. “Bu həftə qalıq siyahısını Aysel hazırlayır, sualları ona yönləndirin” kimi qısa açıqlama yazın. Özünüz də həmin bölgüyə əməl edin və eyni işi paralel olaraq başqa əməkdaşa tapşırmayın.

Hansı işi hansı əməkdaşa həvalə etmək olar?

Başlanğıc üçün təkrarlanan, nəticəsi görünən və səhvi düzəltmək mümkün olan bir iş seçməyi tövsiyə edirəm. Sonra əməkdaşın bacarığını, öyrənmək istəyini və hazırkı yükünü yoxlayın. Mindtools da seçim zamanı bacarıq, inkişaf ehtiyacı və mövcud iş yükünü nəzərə almağı tövsiyə edir. Seçim meyarlarına burada baxa bilərsiniz.

İlk bölgü üçün sadə cədvəl

Aşağıdakılar şərti iş bölgüsü nümunələridir. Bunları hazır vəzifə təlimatı saymayın; öz komandanızın təcrübəsinə və səlahiyyətlərinə uyğunlaşdırın.

Əməkdaşdan bu işə yer açmaq üçün hansı mövcud tapşırığın vaxtını dəyişmək lazım olduğunu soruşun. Cavabı dinləmədən yeni son tarix qoymayın. Təlim və düzəliş üçün də vaxt ayırın; ilk cəhdi təcrübəli işçinin sürəti ilə qiymətləndirməyin.

Məqsədi hələ müəyyən edilməmiş işi əvvəl özünüz dəqiqləşdirin. Şirkətin istiqaməti və sizin xüsusi səlahiyyətiniz tələb olunan qərarlar üçün son təsdiqi kim verəcəyini yazın. Mindtools qeyri-müəyyən və yüksək riskli tapşırıqlara xüsusi diqqət ayırır. Nəyi həvalə etməmək barədə izahı oxuyun.

Komandada uyğun bacarıq yoxdursa, əvvəl təlim ehtiyacını müəyyən edin. Yeni əməkdaş axtarırsınızsa, doğru işçi seçmək bələdçisindən istifadə edin və müsahibəyə bu real tapşırığın nümunəsini aparın.

Tapşırığın uğur meyarını necə müəyyənləşdirmək olar?

Uğur meyarı işin nə vaxt qəbul ediləcəyini göstərən konkret şərtdir. “Səliqəli hazırla” əvəzinə hansı məlumatın, hansı formada və nə vaxta lazım olduğunu yazın. BetterUp da tamamlanma meyarını əvvəlcədən aydınlaşdırmağı tövsiyə edir. Tapşırığın izahı və qəbul meyarı barədə tövsiyə.

Köçürüb doldura biləcəyiniz tapşırıq kartı

• Məqsəd: bu iş hansı qərar və ya müştəri ehtiyacı üçündür?
• Nəticə: konkret nə təhvil veriləcək?
• Məsul şəxs: işi kim tamamlayacaq?
• Son vaxt: gün və saat nədir?
• Qəbul meyarı: hansı şərtlər ödənməlidir?
• Səlahiyyət: əməkdaş nəyi özü qərarlaşdıra bilər?
• Dəstək: hansı məlumat, giriş və nümunə veriləcək?
• Yoxlama: nə vaxt baxılacaq və problem kimə bildiriləcək?

Onlayn mağaza üçün şərti nümunə

Tutaq ki, sahibkar gecikən sifarişləri izləməyi əməkdaşa verir. Məqsədi belə yazın: “Sabah müştərilərə dəqiq məlumat vermək üçün bu gün gecikən sifarişlərin vəziyyətini aydınlaşdır.” Təhvil formasını isə ayrıca göstərin: “Sifariş nömrəsi, daşıyıcı, son vəziyyət və növbəti addım olan cədvəl hazırla.”

Nümunə qəbul qaydası belə ola bilər: “Siyahıdakı hər sifariş yoxlanmalıdır. Təsdiqlənməmiş çatdırılma tarixini yazma; məlumat yoxdursa, ‘cavab gözlənilir’ qeyd et. Cədvəli iş gününün sonunadək paylaş.” Buradakı vaxt şərti nümunədir, öz iş rejiminizə uyğunlaşdırın.

Səlahiyyəti də əlavə edin: “Daşıyıcıdan məlumat ala bilərsən. Müştəriyə əlavə endirim və yeni çatdırılma vədi verməzdən əvvəl mənimlə razılaşdır.” Beləliklə, əməkdaşın hansı addımda sizə müraciət etməli olduğunu əvvəlcədən yazmış olursunuz.

İzahatdan sonra əməkdaşdan işi öz sözləri ilə danışmasını istəyin. “Sonda mənə nə təqdim edəcəksən və hansı halda xəbər verəcəksən?” sualını verin. Cavab gözləntinizdən fərqlidirsə, tapşırıq kartını birlikdə düzəldin.

Təhvil zamanı yeni tələblər əlavə etməyin. Sonradan ağlınıza gələn əlavə məlumatı növbəti tapşırığa yazın. Davamlı qiymətləndirmə qurmaq üçün işçi performansının qiymətləndirilməsi bələdçisinə keçin.

Mikromenecment etmədən necə nəzarət etmək olar?

Mikromenecment işin xırda addımlarına davamlı müdaxilə etməkdir. Əvvəlcədən yoxlama nöqtələri razılaşdırın, onların arasında əməkdaşa işləmək üçün yer verin. Planlı izləmə, hesabat forması və nə vaxt xəbər vermək qaydasını Mindtools açıq şəkildə tövsiyə edir. “Schedule Follow Ups” bölməsinə baxın.

Yoxlamada nə soruşmalı?

Şərti nümunə: marketinq əməkdaşı yeni məhsul üçün mətn hazırlayır. Əvvəl mövzu və vədi, sonra ilk qaralamanı, sonda hazır mətni nəzərdən keçirməyi razılaşdırın. Hər cümlə yazıldıqca təsdiq istəməyin.

• Razılaşdırılmış nəticənin hansı hissəsi hazırdır?
• İşi saxlayan konkret maneə nədir?
• Əməkdaş hansı həlli təklif edir?
• Sizdən hansı qərar və nə vaxta lazımdır?

Təcili xəbər tələb edən halları ayrıca yazın: son tarixə çatmamaq riski, razılaşdırılmış xərcin aşılması və ya müştəriyə veriləcək vədin dəyişməsi. Belə bir hal yaranarsa, növbəti görüşü gözləmədən müraciət etməsini istəyin. Görüş planını dəyişəndə səbəbini də izah edin.

Səhv olanda işi dərhal geri almayın

Əvvəl səhvin yerini göstərin: məlumat çatmır, qayda aydın deyil, yoxsa əlavə məşq lazımdır? İşçidən düzəliş təklifini və yeni təhvil vaxtını istəyin. Təcili müdaxilə etməlisinizsə, hansı hissəni götürdüyünüzü və qalan hissənin kimdə olduğunu açıq bildirin.

Şərti rəy nümunəsi: “Cədvəldə gecikən sifarişlər görünür, amma növbəti addım boşdur. Hər sətirə kimdən cavab gözlədiyimizi əlavə et.” Bu cür söhbətə hazırlaşmaq üçün işçiyə effektiv rəy vermək bələdçisindən istifadə edin.

Delegasiya vaxt idarəetməsinə və motivasiyaya necə kömək edir?

Boşalan vaxta əvvəlcədən konkret iş təyin edin. BetterUp həvalə edilmiş işdən qalan vaxtı vacib layihə üçün təqvimdə qorumağı tövsiyə edir. Vaxtdan istifadə barədə tövsiyə burada verilir.

Özünüz üçün sadə qeyd aparın: əvvəl bu işə sərf etdiyiniz vaxt, indi izah və yoxlamaya ayırdığınız vaxt, düzəlişə gedən vaxt. İlk cəhddə qazanc gözləmək əvəzinə təkrarlanan işin növbəti icralarını da müqayisə edin. Sonra vaxt idarəetməsi bələdçisi ilə boşalan hissəni həftəlik planınıza yerləşdirin.

Əməkdaşa inkişaf yeri verin

Mindtools uyğun tapşırıqların öyrənmə imkanları yaratdığını və delegasiyanın motivasiyanı dəstəkləyə bildiyini bildirir. Bu, hər əlavə işin avtomatik həvəs yaradacağı demək deyil. Seçim zamanı əməkdaşın marağını və mövcud yükünü nəzərə alın. İnkişaf və iş yükü üzrə izah.

Əməkdaşdan hansı bacarığı inkişaf etdirmək istədiyini soruşun. Hesabat hazırlamaq istəyirsə, əvvəl məlumat toplamağı, sonra fərqləri şərh etməyi tapşırmağı düşünün. Növbəti mərhələni əvvəlkinin nəticəsinə baxaraq birlikdə seçin.

Yaxşı görülən işi konkret adlandırın: “Natamam məlumatları ayrıca göstərmisən, onları yoxlaya bildik.” Əlavə məsuliyyət davamlı olacaqsa, vəzifə və iş yükünü yenidən müzakirə edin. Daha geniş yanaşma üçün işçi motivasiyası bələdçisini oxuyun.

Bu həftə ilk delegasiyanı necə sınamaq olar?

Bir tapşırığı başlanğıcdan təhvilədək izləyin. Sınağın sonunda həm nəticəni, həm sizin müdaxilələrinizi qeyd edin. Aşağıdakı plan təklifdir; günləri işinizin ritminə uyğun dəyişin.

1. Birinci gün: təkrarlanan işləri yazın və birini seçin. Bu işin nəticəsinin harada istifadə olunacağını göstərin.
2. İkinci gün: uyğun əməkdaşla yükü və təlim ehtiyacını danışın. Hansı mövcud tapşırığın gözləyə biləcəyini razılaşdırın.
3. Üçüncü gün: tapşırıq kartını doldurun, nümunəni göstərin və lazımi girişləri yoxlayın.
4. Dördüncü gün: razılaşdırılmış nöqtədə nəticəyə baxın. Bütün işi yenidən izah etmək əvəzinə konkret boşluğu düzəldin.
5. Beşinci gün: təhvili meyarlarla müqayisə edin. Növbəti dəfə saxlanacaq qaydanı və dəyişəcək hissəni yazın.

Sonda özünüzdən soruşun: mənim təsdiqim həqiqətən harada lazım oldu? İşçidən də soruşun: hansı məlumatı əvvəlcədən versəydim, işi daha rahat görərdin? Cavabları növbəti tapşırıq kartına daxil edin.

Ayrıca proqram almağa tələsməyin. İlk sınaq üçün ortaq sənəddə tapşırıq, məsul şəxs, son vaxt, vəziyyət və maneə sütunları yaradın. Komandada artıq istifadə olunan alət varsa, qeydi orada saxlayın.